몇 달 전만 해도 먼 미래인 줄 알았던 ‘포스트 코로나’의 시대는 빠르게 도래했다. ‘비대면’ 생활은 이제 하나의 방안이라기 보다 보편화된 생활 방식으로 자리잡았다. 그러나 기업과 조직 차원에서는 여전히 업무 방식의 변화에 어려움을 겪고 있다. 조직 전체가 필요성을 느끼지 못한다거나 효율에 대한 불안감 등 여러가지 이유가 있지만, 어디서부터 어떻게 바꿔야할지 매뉴얼이나 가이드가 없는 막막한 상황이 가장 큰 요인이라 할 수 있다. 이를 위해 오늘은 비대면 환경에서 변화하는 일하는 방식에 대해 분석하고 체계적인 접근과 해결법을 공유하고자 한다.
비대면 환경에 대한 이해
비대면 환경에서 일하는 방식의 구조는 크게 공간(Space)과 시간(Time) 두 가지 축을 기준으로 바라볼 필요가 있다. 공간이라는 관점에서 보면 기존에는 사무실이라는 동일한 공간에서 대면 업무 중심으로 일하던 방식이 포스트 코로나 이후에는 비대면 업무로 변하게 된다. 시간의 관점에서 보면 국내 기업들이 시행하고 있는 재택근무(Work from home)는 9시 출근 6시 퇴근이라는 같은 시간대를 공유하면서 일하는 방식이 대부분이라고 할 수 있다. 하지만 전 세계에 여러 오피스가 있는 글로벌 기업이나 비대면 환경에서 업무가 보편화된 해외 사례를 보면 타임존과 시간대가 다른 환경에서 협업하는 광의의 개념으로서 원격근무(Remote Work) 형태가 나타나기도 한다.
비동기, 비대면 환경에서 변화하는 업무 형태
업무 환경이 비동기와 비대면으로 변하면 필연적으로 기존에 일하던 방식과 워크플로우가 변화할 수 밖에 없고 크게 4가지 방식으로 업무 형태가 변화하게 된다.
실시간 커뮤니케이션 & 비동기 커뮤니케이션
다각화된 일하는 방식은 크게 3가지로 구분할 수 있다. 먼저, 실시간 커뮤니케이션 기반으로 일하게 된다. 비대면 상황에서는 공간의 분리로 인해 업무 태도와 근무 시간을 체크할 수 없으므로 서로의 상황을 이해하기 어렵다. 이로 인해, 협업자 간의 신뢰 형성이 어려워진다. 그러나, 신뢰는 생산성과 직결된 업무 속도를 좌우하는 중요한 요소다. 이로 인해, 비대면 업무에서는 실시간 커뮤니케이션이 신뢰를 위한 중요한 수단이 된다. 대부분 근태를 실시간 커뮤니케이션이 얼마나 원활히 되는지로 판단하거나 업무 진행 상황을 확인할 수 있는 유일한 방법이라고 생각하기 때문이다. 하지만 실시간 커뮤니케이션의 빈도가 늘어날수록 실무자들은 ‘즉각적인 답변’에 대한 강박이 커진다. 이는 업무의 몰입을 방해하는 큰 요인이 된다. 특히 실시간 커뮤니케이션을 위한 주 수단인 메신저의 잦은 알림은 업무의 집중력을 떨어뜨리고 컨텍스트 스위칭(Context-Switching)을 일으킨다.
이로 인해, 두 번째 비동기 커뮤니케이션이 중요해진다. 메신저보다 노트나 댓글을 이용해 커뮤니케이션을 기록하여 교환하거나, 메신저 내에서 특정 상황에서만 알림을 받을 수 있도록 설정하여 ‘즉각적인 답변’을 최소화하는 커뮤니케이션 방식이다. 이는 잦은 실시간 커뮤니케이션을 보완할 수 있는 중요한 방법이다. 또한, 언제 어디서 일하든 원활히 소통할 있도록 도와주는 비대면 환경에서 가장 중요한 요소다. 비동기 커뮤니케이션을 이용하면 맥락없이 주고 받은 메신저 대화의 단점을 보완하고 업무 내용을 빠르게 인지할 수 있다.
업무의 가시성 확보
세 번째는 실시간 커뮤니케이션의 빈도를 낮추고 비대면 환경에서 공동의 공간을 생성하는 업무의 가시성 확보와 기록 문화로의 전환이다. 비대면 환경에서 가장 큰 변화는 물리적 공간이 사라진 점이다. 이를 보완할 대안이 있어야만 업무 환경의 한계를 극복할 수 있다. 가시성 확보와 기록은 공동의 공간을 만들면서 커뮤니케이션을 줄일 수 있는 유일한 대안이다. 이를 위해 업무 내역을 기록해 워크플로우를 담을 수 있어야 한다. 주로 칸반이나 그래프, 캘린더를 통해 업무 현황을 간략하게 볼 수 있는 콘텐츠나 워크플로우가 체계적으로 담긴 문서가 필수다. 이러한 가시성 확보와 기록을 통해 공동의 공간이 확보되면 생산성도 향상된다. 특히 국내의 업무는 구술을 중심으로 이루어지는데, 이로 인해 서로의 업무 상황을 직접 묻고 논의했던 내용을 재차 다시 확인하는 상황이 벌어진다. 이는 비대면 뿐 아니라, 대면 업무에서도 비효율을 초래한다. 업무 진행 상황의 가시성이 확보되면 불필요한 커뮤니케이션이 줄어들고 빠르게 업무를 진행할 수 있어 생산성 향상에도 도움이 된다.
지금까지 다각화되는 업무 방식 3가지를 알아봤다. 이제부터는 ‘그래서 어떻게 변화를 실현해가야 하나?’라는 물음에 가장 뾰족한 답안으로 ‘협업 툴’에 대해 이야기하고자 한다. 다음 회차에서는 변화된 업무 방식에 필요한 협업툴의 특징을 확인하고 기업에게 가장 적합한 툴을 찾아보고자 한다.
글 : 콜라비팀 백아리 매니저
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