지난 2회차에 걸쳐서 언택트 환경에서 업무 방식의 변화와 동기/비동기 커뮤니케이션 흐름과 주요 기업용 메신저에 대해서 알아보았다. 단순히 팀 커뮤니케이션을 위해 대화만 주고 받는 것으로 생각했던 기업용 메신저들이 생각보다 다양한 형태로 다각화되고 있음을 확인할 수 있었다. 실시간성을 지양하는 트위스트(Twist) 같은 기업용 메신저외에도 보안을 강조한 메신저, 이메일과 유사한 UX를 제공하는 메신저들이 등장했고, 함께 주고받은 대화와 파일을 선택하여 바로 문서로 전환해 협업으로 이어갈 수 있는 기업용 메신저도 각광 받고 있다. 팀 커뮤니케이션을 위한 기업용 메신저 외에도 팀 내 협업과 일정, 할일 관리를 위한 팀 협업툴 시장도 언택트 환경에 맞게 변화하고 있다. 오늘은 협업툴 변화의 흐름과 주요 서비스에 대해 소개한다.
비대면 환경에서 가시성 확보의 노력과 기록 문화로의 전환
당연한 얘기지만, 비대면 환경에서는 직접 얼굴을 마주 보고 진행상황을 물어볼 수 없다. 하지만 협업을 진행하다보면 팀원들의 업무의 진행상황을 공유하고 관리하는 것이 필수적이다. 그렇기에 자연스럽게 개인별 업무나 전체 프로젝트의 진행 상황에 대한 투명한 가시성 확보의 필요성이 더 증가하게된다. 일반적으로 가시성은 2가지로 구분되는데 프로젝트, 부서별 전체 업무 진행상황에 대한 가시성 확보와 프로젝트 하위 레벨이나 부서 내 이슈 별 업무에 대한 진행상황이 그것이다. 우리가 알고 있는 협업툴들은 이런 업무 진행 시 협업의 효율성과 가시성 확보를 위해 탄생하였는데, 대부분의 협업툴은 전체 업무 가시성 확보를 위한 방안으로 칸반보드나 간트차트, 공유 캘린더의 기능을 제공한다. 그리고 단위 업무의 가시성 확보를 위해 할 일 관리, 노트, 보드 등의 기능을 제공하고 있다.
주목할만한 부분으로 지난 10년 간 가시성 확보를 위한 협업툴들의 트렌드에도 많은 변화가 있어왔다는 것이다. 그리고 최근에는 노션이나 콜라비, 슬라이트 같은 문서 기반의 원페이지 협업툴 계열의 서비스가 메인 트렌드로 빠르게 자리잡아 가고 있다. 이는 문서나 노트, 페이지 형태가 하나의 주제에 대한 전체 맥락과 히스토리, 컨텐츠를 가장 효과적이라는 특징과 관련이 깊다. 왜냐하면 구술(Verbal)과 대면 중심의 업무 방식은 감정적이고 휘발성이 강한 특징을 가지는 반면 문서는 이성적이고 전체 맥락과 컨텐츠를 공유하고 확산하는데 효과적 방식이기 때문이다. 또한, 문서는 가상의 업무 공간이 되면서 대면하지 않아도 모든 업무를 공유할 수 있는 장이 된다.
오늘은 이러한 가시성 확보를 돕고, 언택트 환경의 한계를 보완한 협업툴에 대해 확인해보고자 한다.
먼저, 트렐로는 업무 가시성 확보를 위한 대표적인 툴이라 할 수 있다. 프로젝트 관리를 위해 어떤 일이 얼마나 진행됐는지 칸반 보드로 관리할 수 있고, 발생한 이슈는 카드 형식으로 간략히 정리할 수 있다. 비대면 업무 시 확인이 어려운 업무 상황을 실시간으로 공유할 수 있어 리모트워크 기업에서 선호하는 서비스다.
주요 기능
– 업무 내역 칸반 기능
– 관리자 기능
– 칸반 카드 내 개별 댓글 기능
– 라벨 기능
– 클라우드 서비스 제공
– 구글 드라이브 연동 (유료 상품)
트렐로는 팀원의 업무를 조율하는 관리자에게도 아주 유용하다. 불필요한 커뮤니케이션을 줄일 수 있고, 협업자 간의 신뢰를 높일 수 있다는 게 가장 큰 장점이다. ‘일이 어디까지 됐나요?’라는 질문을 할 필요가 없어지고, ‘동료가 잘하고 있을까?’라는 의구심이 사라지기 때문이다. 그러나 업무 할당 내용이 10명만 넘어가도 직관적인 이해가 어려워 서비스의 장점이 사라진다. 이로 인해 트렐로는 프로젝트 협업자 위주로 혹은 팀 위주로 활용하는 게 효과적이다. 스타트업이나 업무 분배와 진행 과정 공유가 중요한 개발자들에게 추천한다.
콜라비는 모든 업무 내역을 한 페이지에 기록하고, 기록한 내용이 자동으로 칸반과 차트로 정리되는 장점이 있다. 기단순히 문서를 작성하는 기능을 넘어 하나의 페이지 안에서 파일과 할 일을 주고 받고 일정을 관리하고 의사결정을 요청하여 관리할 수도 있다. 이는 모두 ‘@’키 하나로 모든 기능을 불러 올 수 있어 사용성도 뛰어나다. ‘@’키를 이용해 업무 내용을 한 페이지에 블록처럼 정리할 수 있다. 이렇게 페이지 내에서 생성한 업무 내역은 칸반이나 캘린더로 자동 매핑되어 업무 상황을 한 눈에 볼 수 있다.
주요 기능
– 사내 위키 (페이지 내에 ‘@’키를 활용해 업무 내역을 블록처럼 정리)
– 업무 내역 칸반 기능
– 캘린더 기능
– 관리자 기능
– 페이지 내 댓글 스레드 기능
– ‘@’키를 활용하여 업무 콘텐츠 블록 단위로 정리
– 콜라비 메신저 연동
– 클라우드 서비스 및 구축형 제공
– 구글 드라이브 연동
트렐로와 같이 수동으로 업무를 하나 하나 입력하지 않아도 페이지 내에 자유롭게 기입한 내용이 정리된다. 서비스 내부에서 유기적인 데이터 연동을 통해 이를 가능하게 했다. 최근에는 NBP와 사업 제휴를 통해 국내 금융 및 공공 관련 규제 및 인증을 모두 획득한 NCP와 함께 제공하고 구축 형태도 제공 중이다. 콜라비는 이러한 특징으로 인해 국내 대기업에서 이용하기 가장 적합하다.
에어테이블은 액셀이나 구글 시트의 형태와 거의 비슷하지만 기능은 심화되어 있다. 각 셀 안에 사진을 유첩하거나 스타 레이팅으로 별 하나에서 다섯개까지 우선 순위를 표기하고 체크 박스를 넣을 수 있다. 또한 API 연동을 통해서 입력된 데이터를 프로그래뫄하여 볼 수 있다는 장점이 있다. 항목 별로 컬러 코딩이 가능해 액셀리나 구글 시트에 비해 디자인적으로 휼륭하다는 점도 빼놓을 수 없다.
주요 기능
– 업무 내역 칸반/테이블 형식 기능
– 에어테이블 블락 연동 (그래프, 피벗 차트, 3D 모델링 등 추가 기능 제공)
– 관리자 기능
– 우선 순위 표기 (별 다섯 개까지 세부적으로 표기 가능)
– 템플릿 제공
에어테이블의 기능은 트렐로에서 조금 더 심화되었다고 생각하면 쉽다. 업무 내역을 칸반 기능 뿐만 아니라 다양한 뷰로 볼 수 있게 하는 것이 가장 큰 특징이다. 이는 관리자 입장에서 유용하다. 단순히 칸반을 넘어 그래프나 피벗 차트로도 볼 수 있는 부분은 트렐로의 시각적 한계를 보완하고 있다. 이로 인해, 큰 규모의 조직에서도 관리자 입장에서 프로젝트 현황과 실무자들의 업무 현황을 관리하기 좋다. 다양한 프로젝트가 한 번에 움직이는 조직이나 한 팀의 인원이 10명 이상인 조직에서 더욱 유용하게 쓰인다.
슬라이트는 심플한 UI로 쉽게 사용할 수 있는 점이 가장 큰 장점이다. 이는 다양한 기능을 제공하기 보다 협업에 필수적인 기능만 제공하고 있기 때문이다. 기본적으로 사내 위키처럼 활용이 가능하고 한 페이지 내에서 체크리스트와 담당자를 멘션해 프로젝트나 할 일 관리를 이어갈 수 있다. 또한, 주석 형태의 댓글 기능으로 비동기 커뮤니케이션을 구현하고 있다.
주요 기능
– 사내 위키
– 주석 형태 댓글 기능
– 관리자 기능
– ‘Team Insight’를 통한 업무 기여도 확인 기능
– 위키 내 체크리스트 기능
심플한 슬라이트는 툴 자체가 가볍게 느껴져 IT 숙련도가 낮은 사용자들이 이용하기 쉽다. 다만 생성한 할 일 리스트를 따로 모아 보거나 칸반 형태로 관리할 수 없어 모든 내역을 일일이 노트 내에서 확인해야 하는 단점이 있다. 이로 인해, 대규모 조직 보다는 소규모 스타트업에서 이용하는 것을 추천한다.
노션은 콜라비와 비슷하다. 단순히 노트를 작성하는 기능을 넘어서 동료를 멘션(@)하고 체크리스트를 만들고, 칸반과 캘린더를 추가하여 진행상황을 관리할 수 있다. 또한 노트에 기록한 항목을 지정하여 주석 형태의 코멘트를 남길 수도 있어 업무와 관련된 커뮤니케이션을 빠르게 진행할 수 있습니다.
주요 기능
– 사내 위키
– 주석 형태 댓글
– 위키 내 체크리스트
– 문서 폴더링
– ‘/’를 활용하여 업무를 블록 단위로 정리
– 칸반 기능
– 캘린더 기능
– 스프레드 시트 기능
최근 노션은 국내 팬 커뮤니티가 엄청난 속도로 성장하고 있다. 그러나 해당 커뮤니티에 내용의 대부분이 기능이나 사용법에 대한 문의다. 이는 결국 노션은 대부분의 일반 사용자들에게는 어려운 서비스라는 의미로 해석할 수도 있다. 이로 인해, 조직원 모두가 툴을 이해하기 어려워 협업툴 보다는 개인 생산성 툴로 자리잡고 있다. 별도의 교육과 학습이 지속적으로 필요한 툴이기에 학생, 혹은 소규모 조직에서 많이 이용 중이다.
대표적인 5가지 서비스는 업무의 가시성 확보를 위해 효과적인 기록을 돕는 기능으로 구성되어 있다. 이러한 기능을 통해 업무를 위한 하나의 공간으로도 이용되고 있다. 이는 언택트 환경에서 협업자 간 공간의 차이로 인해 생기는 문제에 가장 적합한 해결책이 된다. 서로의 업무 현황을 상대에게 별도로 ‘요청’하지 않아도 수시로 파악할 수 있고, 전달하고자 하는 의견을 기록하여 남김으로써 더 효율적인 커뮤니케이션도 가능하게 된다.
오늘까지 3회차에 걸쳐 일하는 방식의 변화와 협업툴 트렌드에 대해 확인할 수 있었다. 이제 각 기업별로 업무 방식의 변화 구조에 맞는 준비로 협업툴을 이용해보는 건 어떨까? 다소 추상적이었던 변화를 빠르게 진행시킬 수 있는 열쇠가 될 수도 있을 것이다.
원문 : 언택트 업무 환경에서 가시성 확보의 중요성과 원페이지 협업툴의 확산
글 : 백아리 콜라비팀 Growth Marketing Manager / ‘시간을 돌려준다’는 비전 아래 모인 콜라비팀에서 일하고 있습니다. 딥워크를 바탕으로 생산성 향상을 위해 고민한 내용을 연재 중입니다.
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