취업사이트 커리어의 조사에 따르면 직장인의 평균 야근 일수는 주 3일, 매일 야근을 한다는 사람도 25.7%나 있었다. 미국의 시장조사 전문기관 SIS International Research는 지식근로자의 70% 이상이 커뮤니케이션 오류로 인해 고통받고 있으며, 기업 규모나 프로세스의 복잡도에 따라 주 40시간 중 약 18~21시간을 할애하고 있다고 밝혔다.
실제로 Mckinsey의 조사에 따르면, 메일 확인과 답장에 11.2시간을 할애하고 있었고, 뒤를 이어 지난 메일과 정보 검색에 7.6시간, 추가적인 내부 커뮤니케이션에 5.6시간을 소요하는 것으로 나타났다. 그렇다면 왜 커뮤니케이션에 이토록 많은 시간이 소요되는 것일까? Microsoft 뉴스센터에서 보도한 Ipsos 조사에 의하면, 사내 커뮤니케이션 채널 중 ‘메일’이 93%로 가장 많이 사용되고 있었으며, 이어 메신저(54%), 팀 사이트 및 인트라넷(51%) 이 뒤를 이었다. 이렇게 ‘메일’은 기업 내에서 가장 많이 사용되고 있지만, 그로 인한 직장인들의 고충은 깊기만 하다.
간단한 내용을 전달할 때에도 형식적인 문장을 작성해야 하고, 답장이 반복되다 보면 내용과 제목이 달라지게 되어 원하는 메일이나 첨부파일을 찾는 건 ‘하늘의 별따기’다. 또한 동시에 진행할 수 있는 일도 메일 흐름 상 ‘받는 사람’으로 지정이 되어야만 업무가 시작되거나, 받는 사람이 여러 명일 때는 아무도 답장하지 않아 유선으로 한번 더 내용을 전달해야 하는 등 추가적인 커뮤니케이션을 요구하는 경우가 많다.
이러한 문제점들을 해결하기 위한 노력이 없었던 것은 아니다. 그룹웨어 서비스들은 인트라넷에 각종 기능을 추가하고 SNS와 화상회의를 활용하여 서비스를 발전시켜왔지만, ‘조직관리’에만 초점이 맞춰져 있어 ‘협업’에 적합한 툴은 아니었다. 그러던 중, ‘협업’의 ‘협업’에 의한 ‘협업’을 위한 서비스들이 속속 등장하기 시작했으니, 바로 ‘소셜협업(Social Collaboration)도구’ 이다.
‘소셜협업도구’는 협업하는 사람들 간의 독립된 공간, 자료 공유, 그리고 댓글과 좋아요를 통한 공감 기반 커뮤니케이션에 큰 틀을 두고 발전했다. 유럽에서 시작된 공감 기반 협업의 바람이 확장되면서, 최근 미국/유럽 등지에서는 소셜협업(Social Collaboration)도구의 사용이 활발해지고 있다. 대표적인 해외 서비스로는 영업관리에 초점을 맞춘 Work.com, 업무에 따라 다양한 플랫폼을 제공하는 Podio, 2000년부터 서비스했던 Jive software 등이 있다.
국내에서도 이러한 소셜협업 서비스들이 등장하고 있다. 다우기술은 일찌감치, SNS를 기반으로 기존 그룹웨어의 모든 기능을 담은 팀오피스를 출시하였고, 스타트업 업계에서도 ‘콜라비’라는 소셜협업도구가 출시되어 주목을 받고 있다. 콜라비의 경우 업무내용을 담고 있는 글 아래, 소셜 커뮤니케이션과 할 일 등록 등, 이슈를 해결해 나가는 모든 과정을 한 화면에 담았다. 또한 지난 글을 찾을 때, 해당 글에 등록된 ‘할 일, 파일, 이미지, 일정’ 중 하나라도 먼저 생각나면 바로 찾을 수 있는 구조를 채택하고 있다. 히스토리를 남기기 위해 사용하지만 찾을 수 없었던 메일의 단점을, 사람의 기억 구조 그대로 찾아갈 수 있도록 개선한 것이다.
미주/유럽 시장에서 성장해오던 소셜협업 서비스들은 Salesforce, Citrix와 같은 ‘글로벌 비즈니스 솔루션’ 기업에 인수되어 비즈니스 솔루션 라인업의 선두로 내세워지고 있다. 글로벌 서비스들이 아시아 시장으로 세력을 넓혀가고 있는 가운데, 국내 서비스들은 어떤 차별화 요소로 경쟁해 나갈지 주목할 필요가 있겠다.
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