그룹웨어는 이메일, 결재, ERP연동, 메신저까지 다양한 기능을 갖추고 있는데요. 다양한 업무를 하나의 서비스로 해결할 수 있다는 장점이 있습니다. 이 장점을 통해 약 30년 이상 업무를 위한 중요한 역할을 하고 있는데요. 해외에서는 약 10년 전부터 그룹웨어가 생산성을 저하한다는 지적이 나오기 시작했습니다. 이후 업무 목적에 맞게 효율을 높이는 툴을 주목하기 시작했습니다. 예를 들어, 아카이빙을 위한 드롭박스(Dropbox), 커뮤니케이션을 위한 슬랙(Slack), 다양한 부서와의 협업을 위한 협업툴을 주목했습니다. 서비스 변화 흐름은 2019년 Smartsheet에서 1,000명의 CIO를 대상으로 한 설문 결과에서도 확인되었습니다. 설문 결과 평균 5개 이상의 업무 툴을 사용중이라 나타났는데요. 모든 업무를 한 가지 서비스로 끝낼 수 있었던 그룹웨어가 왜 외면받기 시작한걸까요?
1. 데이터 연동
최근 디지털 전환이 화두가 되면서 업무 툴의 데이터 연동도 중요한 기능으로 평가되고 있습니다. 최근 등장한 협업툴과 메신저는 기본적으로 데이터 연동 기능을 갖추고 있습니다. 메신저에서 주고 받은 일정이 캘린더에 등록되고 문서에 기록한 일정과 할 일이 캘린더에 연동되는 원페이지 협업툴도 있습니다. 한 화면에서 기록한 내용이 자동으로 다른 기능과 연동되어 정리되는거죠. 그러나 그룹웨어는 메일은 메일, 캘린더는 캘린더, 결재는 결재 등 각 기능별로 데이터가 분리되어 저장됩니다. 메일에서 나눈 일정을 다시 캘린더에 등록하거나 메일로 요청한 결재 업무를 설명하고 실제 결재 요청은 다시 해야하는 등 업무가 배로 증가하게 됩니다. 하나의 창에 많은 기능이 모여 있기만 할 뿐 업무 효율을 높이는 효과가 부재한 점이 단점으로 드러나기 시작했습니다.
2. 업무 자동화
업무 자동화는 최근 협업툴에서 가장 기대하는 기능인데요. 서비스를 이용하며 남긴 데이터를 활용한 기술입니다. 대표적으로 AI업무 비서, 단순 업무 자동화 등이 있는데요. 그룹웨어는 수집된 데이터를 활용할 수 있는 기능이 부재합니다. 업무 형태와 종류가 다양해지고 디지털화가 강화될수록 자동화 요구가 커지고 있는 요즘 가장 치명적인 단점이 되고 있습니다.
3. 업무 플로우 내재화
그룹웨어는 업무에 필요한 기능이 보기 좋게 배치된 서비스입니다. 때문에 워크플로우가 고려되어 있지는 않은데요. 현재 등장하고 있는 협업툴은 워크플로우를 초점으로 배치되어 있습니다. 필요한 기능을 때마다 찾아쓰는 서비스가 아닌 기능들이 업무 플로우에 맞춰 준비되어 있는거죠. 이로 인해 컨텍스트 스위칭(Context-Switching : 여러 창과 기능을 찾아가며 업무를 하는 경우)가 줄어듭니다. 예를 들어, 원페이지 협업툴 콜라비는 문서 안에 일정, 할 일, 파일 공유, 커뮤니케이션, 결재 등을 워크플로우대로 텍스트 입력만 하면 이용할 수 있습니다. 등록한 내용은 캘린더, 체크리스트, 파일함, 댓글 등 각 기능에 데이터가 연동되기도 합니다. 때마다 캘린더를 열어 일정을 등록하거나 파일함에 파일을 별도로 옮기는 등의 업무가 사라지는거죠.
4. 서비스 업데이트
위에서 언급한 3가지 단점은 업데이트 불가가 가장 큰 원인이라 할 수 있습니다. 업무 서비스 트렌드와 함께 그룹웨어도 계속 업데이트되었다면 해결되는 문제이기도 한거죠. 하지만 대부분의 그룹웨어가 설치형으로 보급중이고 서비스 업데이트 계획이 뚜렷하지 않습니다. 이로 인해 최근 업무 서비스는 클라우드 형태를 띄며 지속적으로 업데이트를 진행하고 있는데요. 보안 기능도 뛰어나 대기업에서도 많이 이용하는 추세입니다. 더불어 클라우드 서비스는 구독형으로 결제가 이루어지기 때문에 다양한 서비스를 유연하게 이용할 수 있습니다. 급변하는 워크플로우와 업무 트렌드를 미루어 생각해본다면 클라우드 형태가 꼭 필요한 요즘입니다. 어쩔 수 없이 구축형을 선택해야 하는 기업을 위해 클라우드와 구축형을 동시에 제공하고 있는 서비스도 있는데요. 콜라비같은 국내형 협업툴은 구축형과 클라우드를 동시에 제공하고 있고 커스터마이징이 가능해 최대한 서비스 상태를 업그레이드 하여 이용하실 수 있습니다.
이 4가지 단점을 제외하고도 그룹웨어는 하나의 서비스에서 업무에 필요한 모든 기능을 지원하고 있다는 큰 장점이 있습니다. 하지만 최근 나타나고 있는 서비스는 ‘하나의 서비스에서 모든 기능을 지원’하는 것 뿐 아니라 데이터 연동, 자동화 등 업무 효율을 위한 기능이 고도화되고 있다는 점인데요. 이 점은 업무 효율을 높이기 위해 고민 중인 기업에게 뾰족한 솔루션이 되고 있습니다. 효율을 위해 고민중인 기업이라면 과감하게 업무 서비스를 바꿔보는 건 어떨까요?
원문 : 그룹웨어가 하지 못 하는 일, 4가지
저자소개 : 백아리 콜라비팀 Growth Marketing Manager / ‘시간을 돌려준다’는 비전 아래 모인 콜라비팀에서 일하고 있습니다. 딥워크를 바탕으로 생산성 향상을 위해 고민한 내용을 블로그에 연재 중입니다.
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