다들 올해 정한 개인의 목표는 얼만큼 이루셨나요? 저는 상반기에 수영을 배우려고 했지만 코로나로 인해 아직 시도조차 하지 못했습니다. 개인의 목표와 마찬가지로 회사에서도 매년 목표를 정하고 달성률을 체크하는데요. 이번 글은 기업의 목표를 달성하기 위한 열쇠인, 협업툴에 대해 알아보려합니다.
1. 협업툴이란 무엇인가요?
협업툴이란 여러 사용자가 별개의 작업 환경에서 하나의 프로젝트를 동시에 수행하 수 있도록 만들어주는 소프트웨어입니다. 새로운 개념 같아 보이지만 협업을 위한 솔루션은 이전부터 존재했는데요. 전화, 팩스 그리고 우리에게 익숙한 이메일입니다. 커뮤니케이션을 위한 툴이니 협업툴의 한 축으로 볼 수 있습니다. 이후 무선 인터넷과 개인 모바일 기기의 보급이 가속화되면서 협업툴에도 변화가 생기기 시작했습니다. 바로 우리가 알고 있는 메신저 형태의 협업툴의 출현입니다.
협업툴하면 메신저 형태의 소프트웨어라고 생각하시는 분이 많습니다. 협업툴을 영어로 하면 콜라보레이션 툴인데요. 단순히 커뮤니케이션만 가능한 메신저가 협업툴이 아닌 파일과 문서를 주고 받고, 음성/화상 회의가 가능하고, 업무를 등록하고 관리하는 콜라보레이션 툴이 진정한 협업툴이라고 할 수 있습니다. 단순한 사내 메신저가 협업툴이라고 생각하면 큰 오산입니다.
2. 왜 협업툴을 도입해야 하나요?
이메일과 USB, 외장 하드로 업무를 주고 받으며 잘 쓰고 있는데, 왜 번거롭게 협업툴을 도입해야 하나요?라는 질문을 받을 때가 있습니다. 잘 생각해보세요. 코로나로 인해 재택근무를 하면서 파일이 회사에 있어 곤란했던 적 있으신가요? 갑자기 USB와 외장하드가 뻑나서 자료가 날아간 경험도 있으시죠? 이메일을 찾다가 담당자에게 결국 통화를 해서 재전송을 요청했던 일, 카카오톡에서 파일 다운로드 기간이 지나 자료를 날려먹은 경험도 있으실 거구요. 만약 협업툴을 상용하고 있었더라면 어땠을까요?
클라우드(SaaS)에 보관된 파일은 언제 어디서나 안전하게 확인할 수 있고 편집할 수도 있습니다. 정신없게 아무런 규칙 없이 쌓여 있는 이메일에서 벗어나 업무별로 분리된 자룔르 쉽게 찾아볼 수도 있죠.
오픈서베이의 업무툴 트렌드 리포트 2021을 살펴보면 연령대가 높을수록 개인 메신저인 카카오톡으로 업무 소통을 하는 경우가 많았습니다. 나이가 낮을수록 사내 메신저를 쓰는 경우가 많았구요. MZ세대와 함께 일학 위해서 앞으로 채용 페이지 한편에 “협업툴 사용 중”이라는 문구가 꼭 필요할지 모릅니다. 협업툴을 써야하는 가장 큰 이유는, 일이 편해지고 성과가 올라가기 때문입니다. 업무 성과뿐만 아니라 직원의 만족도도 대폭 올라가죠.
3. 어떤 협업툴을 도입해야 하나요?
코로나19가 터지고 난 뒤 국내, 해외 할 것 없이 협업툴이 우후죽순 생겨났습니다. 앞서 협업툴의 개념에 대해 이야기해 드렸는데요. 단순히 메신저 기능을 지원하는 협업툴이 많이 생겼습니다. 메신저만 지원하는 협업툴은 의사 소통을 하기에 개인용 메신저보다 편할지 모르지만, 기업의 목표 달성과는 거리가 있습니다. 협업툴을 도입할 때 프로젝트 차원의 관리가 되는지 꼭 한번 확인해보셔야 합니다.
- -메신저 기반 협업툴 : 슬랙, 팀즈, 카카오워크, 네이버웍스, 잔디, 플로우
- -프로젝트형 협업툴 : 지라, 아사나, 트렐로, 플로우
또 한가지 고려해야 할 점은, 우리 회사에 정책에 맞는가입니다. 대기업이나 금융사, 법률사무소 등 개인 정보가 중요시 되거나 보안 정책이 있는 기업의 경우, 해외 협업툴을 사용할 수 없습니다. 사내에 서버를 설치해 내부망에서만 운용을 해야하죠. 흔히 말하는 인트라넷만 가능한 기업에서는 협업툴을 사용하기 어려웠습니다. 하지만 협업툴 플로우는 서버 설치형이 가능하기 때문에 많은 기업에서 사용 중에 있습니다.
일의 효율과 생산성을 증가시키고, 직원의 스트레스를 줄일 수 있는 방법 중 하나는 협업툴의 도입이 아닐까요. 협업툴 플로우에서는 30일 무료 체험을 진행하고 있습니다. 백 번 설명을 드려도 한 번 써보고 체험하는게 중요합니다. 협업툴을 도입해서 2021년 하반기에는 못다한 목표를 꼭 달성하시면 좋겠습니다.
저자 소개 : 마드라스체크 플로우팀 / 목표달성을 위한 협업툴, 플로우팀에서 일하고 있습니다. 디지털 워크 플레이스를 성공으로 이끌 수 있는 협업 방식에 대해 블로그에 연재 중입니다.
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