문서를 기획할 때 아래 질문은 거의 예외없이 보고서 작성 이전에 생각해 보아야 할 내용이다. 이 질문에 대해 스스로 대답을 하고 시작해야 한다. 내가 강의때마다 중요하다고 외치는 단순한 플롯 구성은 사실 아래 질문들에 모두 대답한 이후에 생각해야 한다.
1. 누구의 의지로 시작된 것인가 ?
누군가의 지시로 이번일이 시작되었는가? 그렇다면 당신 스스로 문제의식을 느껴 시작한 일보다 청중 입장에선 더 중요도가 높은 일이 될 것이다. 그러나 그 지시가 대수롭지 않은 관심으로부터 시작해 단순히 상황만 가볍게 파악하고 넘어갈 일이었다면 너무 심각하게 받아들여서 준비하면 발표시에 오히려 오버했다고 핀잔을 들을 수도 있다. (대기업 최고위 경영진의 경우 조간신문에서 잠깐 본걸로 궁금해서 지시를 내리기도 하니 말이다) 그러니 그 지시가 어떤 경로로 나오게 되었는지를 파악하는 것이 일의 성격과 범위를 결정짓는 중요한 단서가 될 터이다. 만약 당신 스스로 시작한 일이라면 청중의 관심밖에서 부터 시작하는 일이라 가정하고 충격파를 던져 좌중을 공포와 문제의식으로 가득차게 해놓고 시작해야 비로소 당신말을 경청할 것이다.
2. 발표할 무대의 주의집중은 어떤 수준인가 ?
발표무대가 이 보고서가 주연으로 나서는 무대인지 단순한 출연에 그치는 것인지 파악하라. 이 보고서만을 위해 프레젠테이션 무대가 마련되는 거라면 당연히 참석하는 사람들은 당신의 발표에 기본적으로 집중하게 되겠지만 매주, 매월 루틴하게 열리는 회의석상의 네번째 순서쯤 된다면 참석자들은 일단 아차 하는 사이 주의력이 흐트러질 것이다. 게다가 당신이 발표하는 보고서가 참석자들의 이해관계와 직접적으로 얽히지 않은 사안이라면 더 걱정해야 한다. 뭔가의 장치로 그들의 주의력을 끌어야 할테니 말이다.
3. 청중은 누구이며 어떤 성향을 가지고 있는가 ?
이 질문은 사실 대단히 광범위하다. 이 질문의 요체는 보고서의 언어가 딱 그들의 눈높이에 맞아야 한다는 점이다. 예를들어 같은 주제를 가지고 동료의사앞에서 발표하는 것과 환자나 일반인을 대상으로 발표하는 것은 아예 다르다. 또한 로펌의 변호사가 법정에서 발표하는 것과 어느 회사에 제안서를 던지고 발표하는 것 역시 다르다. 철저히 그들의 눈높이에 따라야 한다. 그들의 전공분야, 성향, 연령, 성별, 라이프스타일 등 모든 것이 고려되어야 한다.
4. 청중이 주제에 대해 가진 지식, 선입견, 기대감은 무엇인가 ?
이 질문이 다섯개의 질문 중 가장 중요하다. 청중이 이 주제에 대해 가진 지식이나 선입견, 기대감과 궁금증을 사전에 파악하거나 추측해 보는것에 따라 우리의 논리구성 내용은 아예 바뀔 수도 있다. 이 주제에 대해 별로 대수롭게 생각하지 않는지, 아무생각이 없을거라든지..하는 추측마저 중요하다. 세번째, 네번째 질문을 고려하여 결국 논리구조를 구상할때 임팩트있는 이유(명분)이 선택되는 것이다. 따라서 이 질문에 이르러 시간을 가지고 지식, 선입견, 기대감, 궁금증 네 가지를 구분하여 브레인스토밍 하고 알고있는, 조사한 모든 것을 나열해 보라. 대개의 경우 거기에서 가장 중요한 논리의 실마리가 나오게 되어 있다.
5. 발표 후 청중의 가장 바람직한 반응은 무엇인가 ?
네번째 질문 다음으로 중요하다. 이 보고서가 커버하는 범위를 정확하게 정하기 위함이다. 4,5번 질문은 내 경험으로 보면 기획자들이 가진 가장 큰 취약점이다. 예를들어 현재의 경제위기설에 대한 그룹의 대응방안이란 분석 레포트를 써내고 발표했다 가정하자. 반응은 여러분이 임의로 설계하는 것이다. 프레젠테이션에 임하기 전 청중이 이 주제에 대해 별관심없었다 치자. 우리는 그들의 화법대로 반응을 설계한다.
A. ‘경제위기? 글쎄 그건 딴 나라얘기 아니야?’
B. ‘어이쿠 가만 있다간 큰 코 다치겠군. 저 친구가 말한 위기대응 메뉴얼을 당장 적용해야겠어’
A는 프레젠테이션 이전, B는 이후의 바람직한 반응으로 A는 우리가 3,4번 질문을 토대로 파악한 선입견이고 B는 우리가 의도적으로 설계한 반응이다.
출처원문 : 문서기획전 스스로에게 던지는 질문 다섯개
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