회사에서 영수증 처리를 어떻게 하나요? 현금으로 결제하면 영수증을 고이 보관했다가 A4 용지에 풀을 발라서 (또는 셀로판 테이프로 붙여서) 회계담당자에게 내나요? 아니면 지금 이 글을 읽는 당신이 하고 있나요?
캐비넷이나 책장에 보관 중인 영수증이 몇 해째 묵은 건지도 궁금합니다. 회사가 사무실을 옮기면 이 짐을 다 싸서 가나요.
영수증 정리하기는 귀찮고 보관하자니 사무실과 책상 주변이 너저분해지지만, 꼭 해야 하는 일입니다. 장부와 증빙서류는 5년 동안 보관해야 한다는 내용이 법에 있거든요. 그런데 꼭 종이여야 할까요? 온라인 구매한 걸 인쇄까지 해서요?
‘장부와 증빙서류는 5년 동안 보관해야 한다’는 내용이 법에 있는 건 맞습니다. 국세기본법 제85조의 3 ‘장부 등의 비치와 보존’이라는 조항을 보면 납세자는 모든 거래에 관한 장부와 증거서류를 법정신고기한이 지난 날부터 5년 동안 보존해야 합니다.
[시행 2015.1.1.] [법률 제12848호, 2014.12.23., 일부개정]
① 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.
② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2제1항제5호에 해당하는 경우에는 같은 호에 규정한 날까지 보존하여야 한다.
그런데 말입니다, 전산 그러니까 디지털로 보관해도 됩니다. 영수증 하나하나 풀 발라서 A4지에 붙이고, 그걸 철해서 파일함을 만들어 보관하지 않아도 된다는 거죠. ‘5년 동안 보존해야 한다’라고 쓰인 조항 바로 밑에 ‘장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다’는 내용이 있습니다.
③ 납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.
‘전산조직’이란 단어가 어려운데요. 법에 나온 용어 설명은 더 어렵습니다. 전자적 원리에 의하여 숫자·문자·음성·영상 등을 처리하는 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스 등으로 구성된 시스템. 아주 쉽게 설명하자면 에버노트에 영수증 정리하는 분들 있죠? 영수증을 사진으로 찍어서 보관하는 거요, 회사 영수증을 그런 방법으로 보관해도 되는 겁니다. 그런데 법 조항이 어려운 말로 되어 있고, 디지털로 보관할 때 조건을 하나하나 따지는 게 낯설어 아직도 많은 기업이 영수증 한 장 한 장을 보관합니다.
영수증 증빙 서류 제출 양식
영수증을 법을 지키면서 보관하려면 법 조항을 꼼꼼하게 살펴야 합니다. 위에 보면 ‘처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 보존하여야 한다’고 나옵니다.
여기에서 말하는 대통령령에는 이렇게 나옵니다.
‘국세기본법 시행령 제65조의7′(장부 등의 비치와 보존)
① 법 제85조의3제3항에서 “대통령령으로 정하는 기준”이란 다음 각 호의 요건을 말한다. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정·추가 또는 삭제하는 절차·방법 등 정보보존 장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것.
정보보존 장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존 장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것.
정보보존 장치가 거래 내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것.
② 제1항에 따른 전자기록의 보전방법(保全方法), 그 밖에 필요한 사항은 국세청장이 정한다.
국세청장이 정한 내용도 봐야겠네요. ‘전자기록의 보전방법 등에 관한 고시’에 나왔는데요.
제2장 전자기록의 보전에 관한 사항
제4조(전자기록의 보존) ① 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우 이에 관련되는 전자기록을 모두 보존하여야 한다.
② 제1항의 전자기록은 다음 각 호의 요건을 갖추어 보존하여야 한다.
1. 가시성 및 검색기능을 갖출 것
2. 입력된 순서를 확인할 수 있을 것
3. 수정·추가·삭제 등을 행한 경우에 그 내용을 확인할 수 있을 것
③ 제1항의 전자기록은 「국세기본법」 제85조의3제2항에 규정한 기간까지 보존하여야 한다.
제5조(전산조직의 개발과 운영에 관한 문서 보존) ① 납세자는 전자기록 보존과 함께 전산조직의 개발과 운영에 관한 다음 각 호의 문서를 보존하여야 한다.
1. 전산처리업무의 처리절차 및 그에 관한 각종 규정·지침·기준
2. 시스템의 운용설명서 (System Manual)
3. 개체관계도(Entity Relationship Diagram) 또는 프로세스 및 DB설계도
4. 테이블 명세서(Table Description ; 목록, 용도 및 레이아웃 포함)
5. 파일 또는 테이블 목록 (File List or Table List)
6. 각종 코드표 (코드 목록 및 코드 설명서 포함)
7. 이용자지침서 (User Manual)
8. 전산조직에 접속이 가능한 모든 계정정보(User, Schema 등)
② 제1항의 규정에도 불구하고 상업용 소프트웨어를 이용하여 장부 및 증거서류를 작성하는 경우에는 해당 소프트웨어 개발자가 납세자를 대신하여 제1항제1호부터 제7호까지의 문서를 보존할 수 있다.
요약하자면, 수십 년째 보관한 종이영수증을 전산화해서 보관할 수 있는데 보관한 내용을 검색하고 입력한 순서와 수정, 삭제, 새로 생성한 내용을 확인할 수 있어야 합니다. 보관하고 내용을 확인할 수 있는 소프트웨어 사용법과 전산화하는 절차도 마련해야 하는데 간략하게 설명하는 데 그쳐선 안 됩니다. 이 소프트웨어에 접속할 수 있는 계정정보, DB설계도, 영수증을 전산화하는 사내 운용 지침과 규정도 있어야 합니다.
법률 용어가 낯설지만, 국세기본법과 국세기본법 시행령, 전자기록과 전세기본법 시행령, 자기록의 보전방법 등에 관한 고시를 따르면 영수증을 상용 DBMS와 상용 회계시스템과 회계프로그램으로 관리하고 사내 서버나 IDC, 웹 호스팅, 클라우드로 저장할 수 있습니다. 풀어서 써도 어려운데요. 영수증을 사진으로 찍어서 파일로 보관해도 된다는 겁니다.
영수증 전자 보관을 위한 현 시스템
그런데 법 조항을 따지면 기업이 준비할 게 많습니다. 다행히(!)도 상용 소프트웨어를 쓰면 전산조직을 만들고 운영하는 데 필요한 서류를 기업이 만들지 않아도 됩니다. 해당 소프트웨어를 판매하는 곳에서 제공하지요. SAP, 오라클, Uni-ERP, 더존 ERP, 더존 스마트, 영림원 K.System, 세무사랑2, 키컴 SA-Win, 얼마에요, Micro Win과 같은 기업이나 소프트웨어가 그 일을 합니다.
지금 이 글을 쓴 저희도 하고 있고요. 자비스는 영수증을 스마트폰으로 사진 찍어 보내면 사용처와 금액을 정리해주는 무료 서비스입니다. 아주 간단하지요. 회원가입하고 영수증을 찍으면 끝입니다.
영수증 더미에서 탈출하기, 어떠세요?
글 : 자비스 : (주)자비스앤빌런즈는 사업자가 본업에 집중할 수 있게 잡무를 대신하는 스타트업입니다. 2015년 12월 ‘영수증 비서 자비스’를 베타런칭하여 운영하고 있습니다.
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