디지털워크 트렌드는 이미 우리의 업무환경 가까이에 다가왔고 기업의 생산성을 높일 수 있는 디지털 워크플레이스의 10가지 전략은 이제 이론이 아닌 실제가 되었다. 그래서 이번 글에서는 플로우 본사에서 진행하고 있는 디지털 워크플레이스의 사례와 각 고객사가 플로우 협업툴(협업도구)에 실제로 적용하고 있는 예시를 통해 디지털워크 전환의 전과 후를 비교 분석하여 도입에 대한 가치를 알아본다.
1️⃣ Place(공간) – 전 세계 어디서든 3초 안에 사무실이 될 수 있다.
코로나19의 등장으로 재택근무와 화상 미팅은 강제적인 업무 지침이 되었고 처음에는 낯선 업무 방식이었던 원격근무가 현재는 그 편리성과 효율성을 사용자와 근로자 모두 인식하여 일반적인 업무로 자리매김하였다. 플로우 또한 일찍이 공간에 제약이 없는 업무환경을 구축하자는 목표로 자사의 플로우 협업툴을 업무에 100% 사용하여 원격, 재택근무를 진행하고 있었으며 업무에 있어서 반드시 사무실로 출근을 하거나 만나야만 일이 된다는 인식을 없애 버렸다.
또한 모든 디바이스에서도 사용이 가능하도록 만들어져 노트북이나 핸드폰(AOS/IOS), 태블릿, 데스크톱 등 본인이 소유하고 있는 모든 기기에서 온라인으로 연결되어 로그인 즉시 최신 업데이트가 된 상태로 업무 처리를 하고 있다. 근태에 대한 부분도 실시간 댓글 기능을 이용해 기록될 수 있도록 사내문화를 정착시켰는데 이러한 분위기는 스스로 출퇴근을 했다는 인식을 하도록 하여 더욱 주도적으로 업무에 집중할 수 있도록 만들어 주었다.
2️⃣ Real Time(리얼타임) – “로켓”의 속도로 의사결정을 내릴 수 있어야 한다.
점점 기업에 경쟁의 강도는 치열해지고 있고 사회 자체의 흐름도 빠르게 움직이기 때문에 기업에서의 신속한 의사결정은 무엇보다도 중요한 시대가 되었다. 그러나 업무 환경이 실시간으로 업데이트가 되지 않고 시공간의 제약에 갇혀 있다면 그 조직의 경쟁력은 점점 약화할 것은 자명한 사실이다.
플로우의 경우도 영업팀, 마케팅팀, 고객지원팀 등 부서마다 긴급한 업무들이 수시로 발생을 하는데 이러한 업무 진행 체계를 플로우 협업툴에 반영하여 상태, 담당자, 마감일, 우선순위 지정 등을 통해 가장 빠르게 의사결정이 될 수 있도록 하여 하나의 프로젝트에 대해서 이메일이나, 전화, 면대면 미팅 없이 협업도구 하나로 누가, 언제까지 어떤 업무를 해야 하는지를 실시간으로 볼 수 있도록 해서 실제 업무에 소요되는 시간 외의 부분에 대해서 손실을 최소화하여 효과적인 업무 진행이 가능하도록 하고 있다.
3️⃣ History(히스토리) – 1분 안에 찾을 수 있어야 히스토리다.
기업의 실무자 입장에서 가장 어려운 부분 중 하나는 과거 만들어 놨던 자료를 찾는 것과 전임자가 작성해 놨던 파일을 찾는 것일 것이다. 그렇기에 기업들은 폴더 정리를 강조하거나 파일명 체계 구축하고 파일들을 웹하드와 같은 공용 저장소에 업로드 하는 작업을 하는데 그 역시도 자료가 방대하거나 모든 조직원이 지침에 맞게 업무를 하지 않는다면 찾을 수가 없어 소실되는 자료들이 많아질 수 있다.
그래서 플로우에서는 프로젝트별 히스토리를 찾아보기 쉽게 시스템적으로 체계적인 정리가 되도록 해주고 있으며 일단 플로우에 업로드된 자료에 대해서는 쉬운 찾기 기능을 활용하여 1분 안에 원하는 자료를 찾을 수 있도록 하고 있다. 똑같은 자료와 정보를 반복하여 찾지 않고도 기존의 정보들을 바로 활용할 수 있기 때문에 업무 시스템을 갖춰야 하며 그것이 바로 기업의 큰 자산인 히스토리를 만드는 작업 환경이라고 인식해야 한다.
4️⃣ Security(보안) – 보안은 철저하면 철저할수록 좋다.
다다익선이라는 말처럼 보안에 대해서만큼은 그 기준이 높으면 높을수록 좋으며 그것만이 기업의 중요 정보를 확실하게 보호할 방안일 것이다. 플로우는 파일 다운 이력 모니터링, 화면 캡처 이력 모니터링, 입 퇴사자 계정 관리, 실시간 모니터링 등 9가지 이상의 다양한 보안 기능이 탑재되어 있으며 프로젝트별, 권한별, 시공간별로 정보를 통제하고 관리할 수 있다. 이러한 보안기술로 보안에 가장 민감한 언론사나 금융기관, 대기업 등이 현재 플로우를 전사의 협업도구로 사용하고 있으며 이런 선두 기업들이 사용한다는 레퍼런스가 그 협업툴의 보안 수준을 증명한다고 볼 수 있다.
Objective(목적/목표) – 직원 50명을 하나의 팀으로 만드는 힘은 ‘목표’이다.
조직의 인원이 많아지고 업무 영역이 다양해지면 모두를 한 방향으로 나아가게 한다는 것은 쉬운 일이 아니다. 그래서 플로우는 플로우 기능에 프로젝트별로 무엇을 목적으로 하고 그 목적을 달성하기 위한 목표는 무엇인지를 가장 잘 보이는 곳에 표시할 수 있도록 했으며 그로 인해 직원들은 플로우 협업도구로 업무를 할 때면 자연스럽게 그 프로젝트의 목표가 무엇이고 왜 이 일을 해야 하는지를 이해할 수 있게 되었고 또한 나중에 참여한 인원에 대해서도 별도의 설명 없이 프로젝트에 대한 큰 방향성을 이해할 수 있게 되었다.
6️⃣ Ownership(오너십) – 소속과 직급과 관계없이 누구나 리더가 될 수 있다.
플로우의 경우 기업문화와 업무 특성상 프로젝트별로 업무를 진행하는 경우가 많았고 최초에는 프로젝트로만 업무를 진행했었는데 그렇게 하다 보니 그 프로젝트에 대한 주인이 없어 일이 제대로 된 방향으로 가는지에 대한 검토도 어렵고 책임을 물을 수 있는 사람도 없었다.
그래서 프로젝트별로 PM이라는 관리자를 설정하게 되었는데 이렇게 하다 보니 PM을 맡은 사람은 자연스럽게 오너십이 생기게 되었고 그 프로젝트를 주도적으로 이끌어 나가면서 최종적으로는 프로젝트별 생산성을 최상으로 끌어 올릴 수 있게 되었다.
7️⃣ Partnership(파트너십) – 유능한 파트너와 일하는 것은 우리 팀에 뛰어난 인재를 영입하는 것과 같다.
혼자 할 수 있는 일은 없기 때문에 기업은 조직을 만들고 조직력을 확보하지만 그럼에도 불구하고 모든 인재를 조직원으로 구성하고 있을 수는 없다. 상황에 따라서는 외부업체의 도움을 받아야 할 때도 있고 외주로 일을 하는 게 더 효과적인 경우가 있다.
그래서 플로우는 무료 파트너 초대라는 기능으로 실제로 외부 업체와의 다양한 업무들을 마치 자사 조직원들과 하듯이 동일하게 구현한다. 실제 플로우 마케팅팀은 2~3명밖에 되지는 않지만 다양한 파트너사와의 유기적인 협업을 통해 20명의 마케팅팀 직원이 상주하고 있는 회사보다 더 효율적으로 퍼포먼스를 만들어 내고 있다.
8️⃣ Productivity(생산성) – 생산성을 높이는 것은 집중력과 실행력으로부터 온다.
개개인이 업무에 잘 집중하고 빠르게 실행한다면 기업의 생산성은 올라갈 것이다. 결국 아무리 큰 기업이라도 모든 업무는 하루하루 개인으로부터 시작된다는 점을 볼 때 플로우 협업도구는 한 조직 내에서 진행되는 모든 프로젝트와 업무들에 대해 이것이 내 업무인지, 전체업무인지를 구분할 수 있도록 하며 마감일이 언제까지인지, 업무의 진행상태에 대해서는 분류될 수 있도록 도와준다.
실제 이 기능은 플로우를 실제 사용하는 사람들이 가장 좋아하는 기능이면서 별도의 지시나 업무 회의 없이도 출근하자마자 내가 무슨 일을 오늘까지 해야 하는지를 한눈에 알아볼 수 있도록 도와준다. 그렇기 때문에 별도의 업무 리스트를 정리하는 데 시간을 소요하지 않아도 되며 기억에만 의존하여 업무가 누락되는 일도 없기 때문에 플로우 협업툴의 도입은 마치 개개인의 업무 비서를 두는 것과 같다고 볼 수 있다.
9️⃣ Satisfaction(업무만족도) – 최적의 업무 환경은 최고의 업무 만족도를 만들어 낸다.
플로우 실제 사용자들을 대상으로 설문조사를 한 결과 무려 91.1%의 응답자가 9점 이상으로 플로우 협업툴에 만족한다는 답변을 해 주었다. 이를 통해 플로우는 업무의 생산성과 효율성을 증대시키는 협업도구임에도 불구하고 디지털 협업도구를 활용해서 개인의 업무환경 또한 최적화시키고 있기 때문에 결국 업무의 만족도도 높아진다는 결론을 도출하게 되었는데 전직원이 100% 플로우 협업툴로만 일을 하는 실제 플로우 본사에서도 협업툴이 가져다주는 이점으로 모든 직원의 업무 성취도와 회사에 대한 만족도도 상당히 높은 수준으로 근무를 하고 있다.
🔟 Growth(성장) – 개인의 성장이 곧 회사의 성장이다.
기업도 마찬가지지만 개인도 성장의 가치를 꿈꾸는데 회사에서 매일 바쁘게 업무처리에만 집중하다 보면 그 속에 있는 조직원은 내가 회사에서 잘 성장하고 있는지 가늠하기 어려울 때도 있고 이로 인한 만족도 감소와 조직에 대한 장기적인 비전을 가지기 어려울 수 있다. 그래서 플로우에서는 업무의 협업뿐만 아니라 개인의 성장과 발전에 도움이 되고자 모든 프로젝트를 통계에 따라 성과도를 측정할 수 있게 구성하였는데 인원별로 몇 건의 프로젝트가 담당자로 배정 되었는지와 배정된 프로젝트들의 진행상태를 통해 업무달성률, 마감일을 지켰는지에 대한 부분 등을 체크할 수 있어 개인의 성장과 나아가 조직 전체의 성장도 파악할 수가 있다.
앞선 플로우의 실제 디지털워크플레이스 10가지 전략 사례를 통해 성공적인 디지털 혁신 기반을 구축하길 바란다.
원문 : 디지털 워크플레이스 10가지 전략과 협업툴 실제 사례
저자 소개 : 마드라스체크 플로우팀 / 목표달성을 위한 협업툴, 플로우팀에서 일하고 있습니다. 디지털 워크 플레이스를 성공으로 이끌 수 있는 협업 방식에 대해 블로그에 연재 중입니다.
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