블록체인 기반 연구노트 솔루션 ’구노’를 개발하는 레드윗의 김지원 대표입니다. ‘구노하우’는 많은 스타트업이 겪는 고민에 대한 해결책을 안내해드리는 칼럼입니다.
2023년 말, 연구개발비 사용의 자율성을 높이고 투명성을 제고하기 위하여 ‘국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준’ 규정이 일부 개정되었습니다. 이에 따른 주요 개정 사항과 증빙서류를 두 편에 걸쳐 알려드리겠습니다.
여기서 회의비 중 식비 사용 기준은 2024년 12월 1일부터 시행하는 것으로 유예되었다는 점 참고하기를 바랍니다.
<주요 개정 사항>
1. 회의비 중 식비 사용 기준 변경
연구개발기관의 장은 회의비 중 식비를 계상하여서는 안 됩니다. 다만, 해당 연구개발기관에 소속되지 않은 자가 참여하는 회의 중 사전에 내부결재가 완료된 회의에 대해서는 계상할 수 있습니다.
즉, 내부인원만 참석하는 회의는 식비 계상이 불가하며, 사전 내부결재 완료된 외부인원 참석 회의만 식비 사용이 가능합니다.
사전 내부결재와 다르게 실제 외부인원이 참석하지 않았다면 회의비 중 식비는 사용 불가하다는 의미이기도 합니다.
– 내부 전자결재시스템(기관 자체 회계시스템, 경영정보시스템 등)의 기안 또는 내부 연구비시스템을 통한 식비 사용 신청을 내부결재 완료한 것으로 인정
※ 다만 내부 시스템이 갖춰지지 않은 연구개발기관의 경우, 수기 작성 문서를 예외적으로 인정
– 결재문서에 회의 목적, 일시, 장소, 내용, 참석자 수(또는 명단) 등을 포함해야 함
※ 사전 내부결재문서의 내용이 달라진 경우, 회의록에 변경 내용을 반영하거나 내부결재문서의 사후 수정을 통해 변경 내용과 사유 증빙 필요
2. 회의비 증빙서류
① 회의장 임차료(사용료), 속기료, 통역료
-내부결재문서
-카드매출전표(계좌이체증명 또는 세금계산서)
-견적서, 지급사용내역서
② 회의비
※ 회의비 10만 원(부가가치세 포함) 이하인 경우, 내부결재문서 또는 회의록으로 증명 가능
-내부결재문서 또는 회의록 중 하나만 제출(회의목적, 일시, 장소, 내용, 참석자 명단 포함, 참석자 전원 서명 날인 불필요)
-회의비사용내역서
-카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
-원거리 회의 시 사유서 제출
③ 회의·세미나 개최비
-내부결재문서 또는 회의록(회의목적, 회의일시, 장소, 참가자 소속 및 성명, 목적, 회의내용 등 포함)
-행사개최내역서
-카드매출전표(세금계산서 또는 계좌이체증명)
-지급사용내역서
3. 출장비 사용 기준 변경
참여연구자ㆍ연구근접지원인력이 공무원이 아닌 경우, 연구개발기관의 자체규정 또는 「공무원 여비 규정」 중 큰 금액에 따라 계상해야 합니다.
국내외 출장여비 증빙서류
-출장명령서 또는 내부결재문서(출장자, 기간, 장소, 목적, 여비산출내역, 세부일정 포함한 출장계획서)
-국내외 여비사용내역서
-카드매출전표(계좌이체증명 또는 세금계산서)
-출장증빙 서류: 학회 프로그램 또는 참가확인서, 회의참석 이메일 또는 회의록, 현지조사 사진 또는 현지 영수증
-내부결재를 받은 출장결과보고서
-내부 여비규정
-국외 출장인 경우: 환율표, 출입국일 확인 서류(출입국 사실증명원 또는 여권 사본, 보딩패스, 이티켓 등)
4. 현물 회수 금액 합리화
이전에는 연구개발기관이 부담하는 연구개발비 중 현물로 부담한 금액이 협약에서 정한 현물 부담액보다 부족한 경우 그 부족분에 해당하는 금액을 회수하였었습니다.
앞으로는 연구개발기관이 부담하는 연구개발비 중 현물로 부담한 금액이 다음의 계산식에 따라 산출된 현물 부담액(계산식에 따라 현물 부담액을 산출하는 것이 불가한 경우에는 협약에서 정한 현물 부담액으로 함)보다 부족한 경우 그 부족분에 해당하는 금액으로 회수합니다.
다음 편에서는 학생인건비, 보안수당, 중앙행정기관의 사전승인 사항에서 개정된 부분을 알려드리겠습니다.
글: 김지원 / 전자연구노트 솔루션 개발사 레드윗 대표 / 저자 블로그
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