코로나 이후, 비대면으로도 지속 가능한 업무 환경 구축이 기업의 주 과제가 되고 있다. 많은 기업이 과제 해결을 위해 디지털 기반의 디지털 워크플레이스를 새롭게 구축하고 있다. 디지털 워크플레이스란, 클라우드와 모바일 등을 기반으로 언제 어디서나 필요한 데이터와 어플리케이션에 접근, 직장 동료들과 협업할 수 있는 업무 환경을 말한다.
그러나 제조업에서는 디지털워크 플레이스 구축이 쉽지 않다. 외부 인력과의 소통, 제품 양산 일정 체크, 현장직 현황 체크 등 직접 움직여야 하는 업무가 대다수이기 때문이다. 이를 해결하기 위해 첫 실행 방안으로 사내 메신저를 모바일 겸용 메신저로 대체하고 있다. 하지만 메신저는 일부 커뮤니케이션 문제만 해결이 가능하다. 가장 중요한 언제 어디서나 일 할 수 있는 환경은 구축하기 어렵다. 특히 복잡한 업무 절차를 빠르게 파악해야 하는 제조업에서의 메신저는 커뮤니케이션을 더욱 복잡하게 하는 요인이 된다. 무엇보다 가장 중요한 일정 관리는 메신저로 할 때 가장 비효율적이다.
협업툴 특징
메신저보다 고차원적인 업무 툴인 협업툴은 탄생부터 ‘디지털 워크플레이스’를 지향하고 있다. 대면하지 않아도, 따로 이야기를 나누지 않아도 업무 상황을 파악하고 일하기 위한 서비스이기 때문이다. 비대면 환경에서 빠르게 의견 조율이 필요한 부분은 메신저로, 일정과 프로젝트 담당자 등 업무 현황 공유는 협업툴이 대체한다. 협업툴은 한 공간에 팀원들의 모니터를 둘러보듯 각자의 업무 상황을 투명하게 공개한다.
제조업 프로세스 맞춤, 원페이지 협업툴
특히 일정 관리와 외부 협업에 유용한 원페이지 협업툴이 제조업에서 많이 이용되고 있다. 원페이지 협업툴 중에도 콜라비는 유니테크와 오알켐 등 국내 중소기업 규모의 제조업 뿐만 아니라 LS ELECTRIC 등 대기업에서도 다수 이용 중이다. 콜라비는 칸반과 문서를 중심으로 업무가 이루어진다. 문서는 ‘@키’라는 단축키를 이용해 업무 종류별로 내용을 콘텐츠화 할 수 있어 단순한 텍스트 개념의 문서를 넘어섰다. 일정, 할 일, 파일, 소스 코드 등을 콘텐츠화 하여 정리한다.
정리된 문서는 칸반을 이용해 진행 상황 별로 구분할 수 있다. 납품 기일 등 중요하게 지켜야하는 일정은 칸반을 통해서 관리하면 이슈 사항이나 업무가 지연되고 있는 상황을 빠르게 캐치할 수 있어 일정관리에 유용하다. 칸반에서 자세한 내용을 알고 싶은 문서를 클릭하면 @키를 이용해 정리된 업무 흐름을 모두 파악할 수 있다. 문서 내에 등록된 일정이나 할 일의 진행 상태를 보고 세부 일정도 쉽게 체크할 수 있다.
문서 우측에 배치된 댓글 영역에서 업무 중 발생한 커뮤니케이션도 투명하게 볼 수 있다. 마찬가지로 @키를 이용해 담당자 지정 댓글도 쓸 수 있다. 이 영역에는 누가 어떤 파일을 첨부하고 할 일을 지정했는지 등 업무 히스토리도 남아 있어 쉽게 확인이 가능하다.
협업 공간이라는 폐쇄적인 폴더에 내/외부 인력을 초대하면 필요한 문서만 공유할 수도 있다. 협업공간 관리자가 협업공간 이용자를 제어할 수 있어 자료 유출 위험도 줄어든다. 메신저보다 체계적으로 업무 내용을 공유하면서 보안을 유지할 수 있다.
이 외 콜라비와 연동된 콜라비 메신저도 제공중이다. 콜라비 메신저 또한 외부 협업자 권한 관리가 가능하다. 무엇보다 콜라비 메신저는 주요 대화를 클릭만으로 콜라비에 문서화 할 수 있고 모바일 어플로도 간편하게 이용이 가능하다. 검색이나 대화 히스토리 확인이 어려운 기존 메신저의 문제점을 보완했다.
콜라비는 크게 5가지 기능을 통해 일정 관리, 내/외부 협업, 업무 진행 상황 파악, 커뮤니케이션을 효율을 높이고 있다. 협업툴이라 하더라도 업무에서 어떤 부분을 중점으로 편의를 추구하고 있는지에 따라 형태가 달라진다. 개선하고자 하는 부분이나 전환하고자 하는 부분을 명확히한 후 툴을 검토하는 것이 필요하다. 단순한 디지털 서비스 도입이 아니라 우리 기업에서 발생할 문제를 예상하고 보완할 수 있는 서비스를 도입하는게 가장 중요하다. 원페이지 협업툴은 제조업의 디지털 워크플레이스 구축 문제를 대부분 해결할 수 있다. 디지털 워크플레이스 구축으로 고민인 기업이라면, 업무 프로세스 특징과 맞닿은 원페이지 협업툴을 이용해 언제 어디서나 일의 효율을 높일 수 있길 바란다.
원문 : 제조업의 디지털 워크플레이스 구축을 위한 협업툴 활용법
저자소개 : 백아리 콜라비팀 Growth Marketing Manager / ‘시간을 돌려준다’는 비전 아래 모인 콜라비팀에서 일하고 있습니다. 딥워크를 바탕으로 생산성 향상을 위해 고민한 내용을 블로그에 연재 중입니다.
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