연간 52,680시간 절감…약 10억원 비용절감 효과

서울시의 중소기업 지원기관 서울경제진흥원(SBA)이 인공지능(AI) 기술을 활용한 다양한 업무혁신을 통해 업무 효율성과 생산성을 확대하고 있다.

AI기술을 적용한 생성형 업무비서 ‘스바봇(SBAbot) 위키’, 직원들의 AI 기반 업무 혁신 실행력을 높이는 ‘AI 탐험대’와 ‘AI 실험실’, 공공기관 최초 ‘AI CEO 아바타’를 활용한 기관 뉴스홍보 서비스까지, SBA는 AI를 활용한 디지털 정책실현에 앞장서기 위해 업무혁신을 적극적으로 실천하고 있다.

SBA는 2022년 7월부터 도입된 AI로봇동료(일명 ‘스바봇’)에 이어, 올해 7월 중순부터는 AI 생성형 업무비서 ‘스바봇 위키’를 도입하여 디지털 혁신을 이뤄냈다.

SBA는 지난 2022년 7월부터 단순반복업무를 자동으로 처리하는 AI 로봇동료(일명 ‘스바봇’)를 약 40여개의 부서별로 도입하고, 현재까지 급량비 등 단순 전표처리, 기업분석 자동 메일링서비스, 회계지출 ERP승인 및 문서 자동배부 처리, 시내출장비 정산 자동화, 유연근무 알림서비스 등 10여가지가 넘는 단순반복업무처리를 대신하며, 임직원의 업무효율성을 높이고 있다.

한편 이번 7월 중순, 기존 스바봇의 역할이 추가·확장되어 출시된 ‘스바봇 위키’는 기관 업무매뉴얼(위키)의 번거로운 정보 탐색 과정을 개선했다. 과거에는 키워드 입력이나 메뉴 탐색을 통해 직접 관련 문서를 찾고 필요한 내용을 선별해야 했지만, 이제는 “○○ 업무는 어떻게 해야 하나요?”처럼 자연어로 질문하기만 하면 된다.

그러면 AI가 질문의 의도를 정확히 파악해 관련 정보를 자동으로 찾아주고, 핵심만 요약한 답변을 실시간으로 제공할 뿐 아니라 대화 맥락을 기억해 이어지는 추가 질문에도 자연스럽게 대응할 수 있다.

‘스바봇’과 ‘스바봇 위키’는 조직 전체의 업무 시간을 혁신적으로 절감하고 있다. 실제로 스바봇은 연간 약 48,000시간을, ‘스바봇 위키’는 연간 4,680시간을 절감하는 효과가 있다. 이 수치를 인력 기준으로 환산하면 약 25명 규모에 이르며, 이에 따른 연간 비용 절감 효과는 약 10억 원에 달하는 것으로 분석된다.

일례로, SBA에서 한 해에 발생하는 단순반복 전표처리 건수는 약 5만건으로, 직원들이 직접 각 전표처리를 할 때마다 건당 약 14분정도 소요된다. ‘스바봇’이 도입된 후 부서별로 지정된 담당자 1인이 최종 승인하는 구조로 변경됨에 따라, 건당 소요시간이 2분으로 대폭 축소되었고 임직원의 대다수가 해당 업무로부터 자유로워지게 되었다.

또한 ‘스바봇 위키’의 경우, 그 전에는 매뉴얼이나 규정에서 원하는 정보를 찾는 데 평균 3분이 걸렸다. 이제는 자연어로 질문하면 5초 이내에 핵심 내용을 요약해 제공받을 수 있어, 단일 질의 기준으로도 36배 이상 업무 속도가 향상되었다.

올해 5월부터는 공공기관 최초로 김현우 대표이사의 ‘AI 아바타’를 활용한 뉴스 홍보 서비스를 도입하여, 기관의 다양한 소식과 핵심사업을 시민 친화적으로 홍보하고 있다.

‘AI 아바타’는 여러 AI 서비스 기술들을 유기적으로 통합·제작하여 복합적으로 만든 가상의 인물이다. 사람의 정교한 표정, 목소리, 제스처 등 모션을 캡쳐하고 대상의 특징을 학습시켜 그 사람의 모습을 그대로 구현, 실제 사람이 말하는 것과 같은 특징이 있다.

SBA는 ‘AI CEO 아바타’를 활용하여 자체 유튜브 채널 ‘스바TV’와 연계, 매월 20여 편의 숏츠를 제작하여 공모사업과 기업 모집 중심의 지원사업, DDP 쇼룸과 서울콘 등 SBA 행사 및 전시를 소개, 경제·창업·투자·글로벌 이슈에 대한 인사이트 등 기관의 다양한 지원사업과 핵심사업 등을 홍보하고 있다.

김현우 서울경제진흥원 대표이사는 “중소기업 지원기관으로서 표면적인 AI 혁신 구호에 그치지 않고, 기관이 먼저 AI 기술을 도입·활용함으로써 AI 혁신을 주도하는 기관으로 나아가겠다”며 “앞으로 AI 기반의 업무 효율화가 정부 디지털 정책의 실천적 모델이 되도록 최선을 다하겠다”고 밝혔다.