개인적으로 회사를 설립한지가 이제 한달 뒤면 1년이 된다. 2011년 11월, 회사를 설립할 시점에 스타트업의 비즈니스를 돕는 일은 잘 알고 있었지만 개인 사업자 이후 법인 사업자로서 회사 설립을 직접 해보기는 처음인지라 하나부터 열까지 아는 것이 거의 없었다.

법인설립은 법무사를 통해서 진행했기때문에 법무사가 필요로하는 서류들을 준비하고 제출하여 법인설립까지는 순탄하게 마무리하였는데, 그 다음부터가 캄캄했다. 순서를 물어보니 일단 사업자 등록증을 발급받아야한다고 해서 관할 세무서에 가서 법인 발급 서류들과 기타 작성 서류들을 제출하여 사업자등록신고를 어찌어찌하여 완료하고(등록일을 잘못 입력해서 재발급도 받고), 비즈니스를 위한 은행거래를 위해서 법인통장도 개설하고 법인 카드를 만들었는데, 카드 한도의 설정을 위해서 개인보증을 섰던 기억이 난다. 회사설립과 준비는 그렇게 마무리되었다.

이제 비즈니스를 개시하기 위해서 업무들을 해야하는데, 무엇부터 준비해야하는지 업무차원에서 잘 모르던지라 주변에 창업한 분들의 도움을 받아서 이것저것 물어보와서 알게된 것도 있고, 하나 둘씩 찾아보면서 알게된 것들도 있었던지라 그러한 부분들을 정리해보고자 한다. 많은 스타트업들이 이제 막 비즈니스를 시작했다면 꼭 필요한 5가지 서비스들을 소개하면 다음과 같다.

1. 엔팩스(EnFax)

예전에 회사를 다닐때에는 회사 내에 팩스머신이 있어서 편하게 팩스를 보내고 받고 했는데, 막상 팩스가 필요하기는 한데 부피를 차지하는 팩스를 어디 들여놓은 공간이 마땅하지 않았다. 그래서, 언젠가 다른 창업가분에게서 들어본 소프트웨어 팩스가 생각이 나서 인터넷으로 검색하던 중에 EnFax를 알게되었다.

EnFax에 가입하고 등록하면 이메일을 보내고 받는 것처럼 편리하게 팩스를 웹 서비스에서 관리할 수 있다. 실제 팩스밀리 기기의 구입비용은 들지 않지만, 팩스밀리를 위한 전화번호도 구입해야하고, 구입비용에 따라서 팩스를 송신하는 횟수가 제한되어 있다. 팩스를 많이 받지 않는 경우라면 가장 저렴한 상품으로 구입하는 것이 요령이다. 이외에 월간단위의 소프트웨어 팩스기기(팩스번호) 유지비 이외에 팩스를 보낼때마다 별도의 비용이 소요된다. 처음 회사를 시작하면서 어떤 팩스를 보내었는가를 살펴보니, 회계사무소에 회계업무 위탁을 위한 계약서도 보내고, 건강보험이나 연금가입을 위한 서류를 보낼때도 유용했고, 큰기업의 프로젝트를 수주하면서 보증보험에도 서류를 보낼때 아주 잘 사용했던 기억이 난다. 인터넷과 모바일시대에 팩스를 잘 사용하지 않을 것으로 생각되지만  막상 비즈니스를 시작하면 가장 아쉽고 유용한 서비스가 팩스서비스라는 생각이다.

2. 스카이프(Skype)

비즈니스를 시작하면서 가장 먼저할 일중의 하나가 회사명의의 법인 핸드폰의 개설이다. 대리점에 가서 개설하면 된다. 일단 핸드폰이 해결되더라도 일반전화번호가 필요하다. 물론 집전화번호를 입력해도 가능하지만, 공식적인 기업의 전화번호를 마련하는 것이 좋다. 일반적인 070의 인터넷 전화를 개설하는 편이 편리한데, 개인적으로는 Skype로 음성회의나 컨퍼런스를 진행하는 경우가 많아서 Skype를 개설하였다.

070번호도 마련하고 Skye CallOut 상품도 구매하여 필요시 인터넷을 통해서 핸드폰이나 유선전화로 전화를 편리하게 걸 수 있도록 설정하였다. Skype에서는 음성이외에 화상회의기능도 제공하고 있다. 이 기능이 video  conference를 할때 무척이나 유용하다(무료^^). 개인적으로는 사업계획서 리뷰, 비즈니스 협의등에 활용하고 있다. 서비스나 어플리케이션을 외부에 계신 분들과 진행하신다면, 기획서 리뷰부터 mock-up까지 화상회의를 통해서 함께 기획하고 토의할 수 있어서 무척이나 편리하다. 스타트업 초기 서로 분산되어 업무를 처리하고 협의하고 진행한다면 Skype가 홀륭한 협업도구로서의 역할을 할 것으로 기대한다.

3. 명함(NameCard)

회사를 설립하면 명함을 제작하는 일이 어떤 다른 일들보다 서둘러야할 일중의 하나이다. 새롭게 비즈니스를 알리고 많은 사람들을 만나야하기 때문이다. 회사설립과 동시에 임시명함이라도 만들어서 전화번호와 메일주소, 회사명등을 기입하여 제작해야 한다. 이를 위해서 주변의 인쇄소나 명함만드는 곳을 찾아보곤 했는데 어떻게 해야할지 잘 몰라서 온라인에서 직접 명함을 제작하는 곳을 찾던중 tarapod를 알게되었다. 

의외로 tarapod에서 제공하는 명함제작도구가 편리하여 명함의 앞/뒷면을 손쉽게 디자인하고 배치가 가능했다. 첫명함인지라 이미지없이 텍스트로 회사명과 슬로건을 입력하고 뒷면에는 이름과 주소, 연락처를 기재하여 간단히 명함디지인을 마무리하였다. 회사에 디자이너가 있다면, 디지인 명함도 직접 만들 수 있다. 명함도 회사를 나타내는 개성인만큼 평범한 명함보다 직접 디자인한 명함을 스타트업의 시작시점에 한번 시도해보면 좋을 것 같다.

4. 봉투라벨(Label)

처음 회사를 시작하면 외부에 우편물이나 서류등을 발송할 일들이 있는데, 아직 로고가 찍힌 서류봉투를 자체적으로 제작하기에도 부담이 된다. 이런 경우 서류봉투를 문방구나 문구점등에서 구입해서 손으로 주소를 작성해서 보내곤했는데, 우연히 교보문고의 문구코너를 둘러보던중 프린터 라벨을 발견하게 되었다. 특히 잉크젯이나 레이터 프린터기에 인쇄하듯 라벨을 출력할 수 있고 주소편집을 통해 우편물을 발송할 회사와 담당자들의 정보들을 손쉽게 입력할 수 있다는 상품소개를 보고, 폼택(formtec) 제품을 바로 구입했다.

폼텍을 구입하면 무료로 사용할 수 있는 소프트웨어를 설치할 수 있는데(Windows버전만 지원), 이 소프트웨어의 기능이 정말 막강하다. 레벨의 크기별로 용지만 구입하면 알맞게 프린터기에서 출력할 수 있고, 텍스트입력과 편집, 이미지 추가등이 가능하며 컬러인쇄도 가능한지라 다양한 용도로 활용이 가능하다. 폼택 라벨덕분에 이제 봉투에 회사 주소 라벨들을 붙여넣고 택배나 쿽으로 우편물을 언제라도 편리하게 보낼 수 있게 되어 우편물 발송에 소요되는 시간들을 많이 절약할 수 있었다(특히, 이벤트 당첨자분들에게 우편물 보낼때 정말 유용했네요).

5. 클라우드 서비스

창업을 시작하면서 업무과 비즈니스 관리를 위한 문서, 서류, 정보량이 정말 급증하게 된다. 예전처럼 인쇄된 서류본을 일일이 보관 관리할 필요가 지금은 줄어들고 있어서 많은 부분의 문서와 서류, 양식등을 전자적으로 발급하고 보관하고 보내야하기때문에 이를 효과적으로 관리하기 위한 저장공간의 필요성이 급증하게된다.

 요즘은 온라인 저장소인 ‘클라우드 서비스’들이 다양하게 사용가능한데, 사용성과 편의성을 기준으로 2개의 서비스 – 에버노트와 드롭박스 – 를 추천한다. 에버노트는 업무와 일상에서 생성되거나 기록되어야할 다양한 이벤트, 노트, 문서, 서류, 계약서, 신문 스크랩등을 스마트폰용/PC용 어플리케이션이나 웹기반 서비스를 활용해서 언제든지 기록가능하다. 드롭박스는 에버노트처럼 노트와 기록의 용도보다는 공유가능한 저장공간으로서의 편의성이 높다. 회사업무를 위한 폴더를 개설하고 회계,운영,인력,계약관련 서류와 자료들을 저장하고 보관하면 편리하다. 리서치나 비즈니스 기획업무등 회사의 실제업무를 위한 팀원들간의 산출물들을 저장하고 공유하는 기능으로도 폭넓게 활용가능하다. 두 서비스의 유일한 단점은 넉넉한 저장공간을 위해서 유료서비스 사용이 필요하다는 점이다. 이 점을 제외하고 간편하고 공유와 협업을 위한 공간으로 두 서비스는 스타트업의 비즈니스에 필요한 상당부분의 저장과 관리에 대한 부담을 덜어줄 것이다.

앞에서 설명한 5가지 서비스들은 창업과 동시에 준비하여두면 비즈니스 개시와 함께 정말 유용하게 활용가능한 서비스들이다. 이러한 서비스들이외에 메일과 캘린더 공유, 주소록, 메신저등를 위한 Google Apps나 Microsoft Office365 같은 협업 서비스, 기획과 업무정리를 위한 마인드맵, 야머와 같은 사내 커뮤니케이션 및 공유 서비스들은 또 다른 가치로 스타트업의 업무추진에 많은 도움을 줄 것으로 기대된다.