스타트업인터뷰

스마트워크 효율을 높여줄 서비스와 어플리케이션들이 궁금해

요즘 스마트기기들의 보급과 그 활용성을 높여주는 다양한 어플리케이션들의 등장은 개인은 물론이고 기업의 업무 생산성을 높이는데 큰 기여를 하고있습니다. 미국의 선진 기업들은 물론이고 국내에서도 포스코, SK, 유한킴벌리등의 기업들도 오래 전부터 일부 도입을 통해서 그 가능성들을 살펴보고 있는 가운데, 개인적으로는 리소스의 제한이 많은 스타트업들에게도 “스마트워크”의 도입은 꼭 필요한 부분이 아닐까 생각됩니다. 그러한, 생각을 하던 중에  최근에 “업무 생산성을 높이는 사무 자동화에 대한 세미나”에 참석하여 “스마트워크”에 대한 강연을 할 기회가 있었습니다. 그 강연에서 이야기드린 스마트워크와 스마트워크에 도움이되는 어플리케이션/서비스들을 다수 소개하였던 내용들 가운데 스타트업에게 도움될 부분들을 중심으로 간략히 소개할까 합니다.

스마트워크_01

일반적으로 “스마트워크”란  “시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 일할 수 있는 체제”로 정의하고 있습니다만, 이러한 의미보다는 “스마트 워크”를 구성하는 ‘부분들’과 이들이 적용되는 ‘환경’으로 나누어 생각해보면 좀더 이해가 쉬울 것 같습니다.  개인적으로 이러한 기준에 의해서 “스마트워크”를 구성하는 부분들을 아래와 같이 크게 4가지로 구분하고 이러한 항목들이 실제 업무가 이루어지는 “시간과 공간”에 배치되는 것으로 이해해보면, 스마트워크에 대한 이해가 좀더 용이할 것 같다는 생각입니다.

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위의 그림에서 알 수 있듯이, 일과 업무가 발생되는 시간과 공간에는 스마트워크를 위한 디바이스와 인프라와 같은 외형적 환경요소들과 생각도구/프레임, 그리고 이를 지원할 어플리케이션/서비스와 같은 내적 환경요소들이 필요합니다.  외형적 환경요소들은 일반적으로 외부에서 제공되며(스마트기기, 기업내 클라우드와 원격업무를 위한 모바일 오피스 환경등) 내적 환경요소들은 실제 스마트 워크를 담당하게되는 개인이 업무 스킬과 역량차원에서 확보해야할 부분으로 이 부분에 대한 개인의 준비가 스마트워크의 성공적인 성과에 큰 영향을 준다고 볼 수 있습니다. 슬라이드에서는 4가지 항목들 중에서 개인의 스마트워크 업무력을 높이는데 도움이 될 다양한 어플리케이션과 서비스들을 중심으로 소개하였습니다.

스마트워크 - 플래텀원고

스마트워크에 도움을 줄 어플리케이션과 서비스들을 알아두는 것만으로도 시간과 노력을 줄일 수 있는 부분들은 분명히 있습니다만,  스마트워크를 개인의 업무에 원활히 적용하고 활용하기 위해서는 몇가지 부분들에 대한 원칙들이 필요합니다. 이러한 원칙들에 대한 숙지와 체크는 개인의 스마트워크력을 높이는데 많은 도움이 되실 것 같습니다.

  • 먼저 자신의 “업무환경”에 대한 명확한 이해가 필요합니다. 종이서류로 결제하고, 회의록도 종이로 작성하고 회람하는 환경이라면 스마트워크는 더이상 유효하지 않습니다. 업무체계와 프로세스 과정에서 낭비되는 시간을 절약하는 자동화와 업무 공유 환경이 구축되어 있는지를 먼저 확인하고, 그러한 경우에 스마트워크가 가능한 부분들을 찾아  적용한다면 효과적일 것입니다.
  • 업무의 생산성을 높이는 도구가 필요하다면, 자신에게 알맞는 도구를 선택하는 것이 필요합니다. 좋은 도구도 개인에게 맞지 않는다면 필요가 없게됩니다. 좋은 도구를 활용할 업무의 부분들을 먼저 확인하고 작은 부분부터 활용해보신다면 분명 효용가치를 느끼게 될 것 입니다. 어느정도 도구에 대해서 사용이 익숙해지면, 자신의 업무의 다른 다양한 부분들에 확대 적용해보는 단계적 과정이 필요합니다.
  • 스마트워크는 혼자만의 노력으로 완성되지 않습니다. 회의 일정을 조율하는데 전화나 문자가 아닌 캘린더를 활용한다면, 함께 모임과 미팅에 참석하는 사람 모두가 그러한 환경을 사용할 수 있어야 합니다. 이처럼 혼자가 아닌 주변의 사람들도 충분히 스마트워크에 대해서 인식하고, 그러한 역량을 높이는데 참여시키는 노력이 필요합니다.
  • 자신만의 스마트한 업무 프레임워크를 만들어 봅니다. 어느정도 업무 효율을 높이는 서비스/어플리케이션들의 사용이 익숙해지고, 다양한 서비스/어플리케이션들을 하나의 업무에 대해서 어떻게 활용하고 응용할지에 대한 나름의 체계가 머릿속에 구축됩니다. 이러한 부분들이 어느정도 익숙해지면, 다른 업무에도 하나둘씩 적용하기 시작하게됩니다. 이런 과정을 통해 자신의 업무 상당부분의 효율과 생산성을 높이는 방법들이 하나둘씩 완성되면 자신만의 효과적인 업무처리체계를 완성하게 됩니다. 이러한 단계에 이르기에는 많은 노력과 시간이 필요합니다만, 자신만의 스마트 워크체계를 완성하는 시간과 노력으로 인해 이후 업무에 대한 생산성이 그만큼 높아지기때문에 분명 큰 이득이 될 것으로 생각됩니다.

스마트기기와 이를 통한 업무환경이 데스크탑 PC환경에서 벗어나 언제 어디서나 일과 업무를 확인하고 수행할 수 있는 시대에 접어들고 있음에 따라 개인의 업무역량또한 그러한 변화의 흐름에 맞추어 추가되거나 보완되어야하는 시기가 점차 다가오고 있습니다. ‘스마트 워크’는 일하는 방식의 근본적인 변화라는 점에서 기존의 업무방식을 버리고 새로이 적응해야할 부분들도 많아 이에 적응하는 일이 쉽지 않지만, 이러한 방식의 변화가 주는 긍정적인 면들 – 자기개발과 여가를 통한 재충전의 시간을 스스로 만들게 되는 기회 제공 – 을 생각해볼 때 보다 적극적으로 적응할 필요가 있다고 생각됩니다.  앞으로 스마트워크를 통해 개인의 업무효율과 성과를 높이고, 자기창조의 시간도 함께 만들어가는 기회가 많아지기를 기대해봅니다.


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