안녕하세요. 정호석 변호사입니다.

매년 3월이 되면, 정기주주총회를 하는 회사가 많아서인지 정기주주총회 개최에 대한 많은 질문을 받습니다. 주로 언제 정기주주총회를 개최해야 하는지, 어떻게 주주들을 소집해야 하는지, 어떤 내용을 결의해야 하는지 등에 대하여 질문을 많이 하는데, 이에 대해 간단히 살펴보도록 하겠습니다.

1. 정기주주총회의 개최 시기

상법은 제365조 제1항에서 “정기총회는 매년 1회 일정한 시기에 이를 소집해야 한다”고 규정하고 있을 뿐, 별도로 정기주주총회의 개최 시기를 명확하게 정하고 있지는 않습니다. 이에 따라, 정기주주총회의 개최 시기에 대하여 정관으로 규정하는 것이 일반적이고, 설사 정관에 규정이 없는 경우에도 재무제표 승인의 필요상 결산기가 종료된 후 정기주주총회는 상당한 시간 이내에 개최해야 하는 것으로 해석됩니다.

경험상으로는 대부분의 회사 정관에서 결산기가 종료된 날로부터 3개월 이내에 주주총회를 개최하도록 규정하고 있는 것으로 보여집니다만, 정확한 내용은 회사의 정관을 살펴보시는 것이 좋습니다.

2. 정기주주총회 소집 방법

정기주주총회는 이사회를 통해 소집하되, 소집통지는 대표이사가 행하게 됩니다. 정기 주주총회의 소집 권한이 대표이사에게 있는 것으로 오인하고 이사회 결의 없이 대표이사가 임의로 소집을 하는 경우가 있는데, 이 경우 주주총회의 결의의 하자가 있는 것으로 인정될 수 있다는 점을 유의해야 합니다.

주주총회의 소집 통지는 주주총회일의 “2주 전”에 행하여야 하며(상법 제363조 제1항), 정관에서 임의로 기간을 단축할 경우 해당 정관은 효력이 없습니다. 다만, 모든 주주들의 동의가 있는 경우에 한하여 그 기간을 단축할 수 있습니다. 이때 모든 주주들의 동의가 필요하기 때문에 과반수 주주의 동의만으로 그 기간을 단축할 수 없다는 점을 유의해야 합니다.

한편, 통지 방법은 서면으로 행하는 것이 원칙입니다만, 동의를 받은 주주에게는 전자문서로도 통지할 수 있습니다(상법 제363조 제1항).

주주총회 소집을 통지할 때에는 주주총회의 일시, 장소, 목적사항을 기재해야 하는데, 정관변경이나 회사합병 등 상법에서 정하고 있는 일부 목적 사항의 경우, 단순히 결의할 사항만을 간단하게 기재해서는 안되며 주요 결의 내용을 기재해서 통지해야 합니다.

3. 정기주주총회 결의 사항

정기주주총회에서는 재무제표의 승인을 주요 안건으로 하지만, 다른 안건도 함께 다루는 경우가 많습니다. 특히 당해연도의 이사 및 감사의 보수 한도를 함께 승인하는 것이 일반적이며, 주주총회에서 이사 및 감사의 보수에 대한 내용을 승인 받지 않으면 이사 및 감사에 대한 보수 지급은 근거가 없는 것이 됩니다. 이 경우에는 회사가 보수를 받은 이사 및 감사에 대해 지급받은 보수를 부당이득으로 반환 청구할 가능성도 있다는 점을 유의하시기 바랍니다.

아울러 임기가 만료되는 이사 또는 감사를 재선임하고자 하는 경우, 이사 및 감사의 선임 권한이 주주총회에 있으므로, 따로 임시주주총회를 개최하지 않고 정기주주총회를 통해 재선임하는 것이 효율적일 수 있습니다.

주주들 사이에 분쟁이 없는 경우 큰 이슈 없이 주주총회가 개최되는 것이 일반적입니다. 하지만, 그렇지 않은 경우에는 주주총회의 소집권한이 누구에게 있는지, 주주총회 소집절차에 하자는 없는지 등을 가지고 치열하게 다툼을 하고, 이를 통해 회사의 경영권에 변동이 발생할 수도 있습니다. 물론, 잘못된 결의를 하는 경우 민형사상 문제가 발생하기도 합니다(예를 들어 주주총회에서 이사의 보수 한도에 대해 결의를 하지 않고 이사가 보수를 지급받은 사안에서 적대적 주주가 해당 이사를 상대로 횡령죄로 고소를 하여, 그 이사는 횡령죄가 인정된 경우도 있습니다). 따라서 주주들 사이에 분쟁 관계에 있는 경우 주주총회를 개최하는데 특별히 주의를 해야 하겠습니다.

모쪼록 제 지식과 경험이 회사를 운영하는 데 조금이나마 도움이 되어 회사를 우뚝 세우시길 기원합니다. 감사합니다.

원문: [스타트업 법률가이드] 정기 주주총회의 개최