영유아 기관 1등 커뮤니케이션 플랫폼 키즈노트가 ‘입소정보관리’ 기능을 시작으로 원의 업무 개선을 위해 ‘업무지원 시스템’ 시장에 진출한다.
일반 기업체나 기관에는 소위 ERP(Enterprise Resource Planning)라 불리는 업무지원 시스템 도입이 보편화되어 있다. 반면, 상대적으로 규모가 작은 어린이집, 유치원은 보육·교육 업무 특성상 일반적인 업무지원 시스템을 도입하기 어려운 환경이다. 그러나 영유아 기관에서도 관련 정책 및 문서가 복잡해지는 등 교직원의 전문성 향상이 요구됨에 따라 업무지원 시스템의 니즈가 강화되어 왔다.
이에 키즈노트는 2020년, 어린이집 업무지원 시스템 전문 기업 ‘제이플’에 전략적 투자를 진행했으며, 서울시 중구청과 시범사업을 체결하는 등 2021년 본격적인 시장 진출을 위한 준비 중이다.
올 2월 22일 론칭한 ‘입소정보관리’ 기능은 키즈노트의 영유아 기관 업무지원 시스템 첫 번째 기능이다.
그동안 매해 2~3월이면 어린이집에서 신규 입소하는 아이의 정보와 각종 동의서를 받기 위해 관련 문서를 출력하여 학부모에게 전달해왔다. 학부모는 해당 문서를 수기로 작성하여 아이 가방에 넣어 보내거나, 직접 원에 방문하여 제출해야 한다. 이후 원에서는 학부모가 제대로 서류를 작성, 제출했는지 일일이 확인해야 하고, 학부모 또한 서류 수정을 위해 원을 재방문하는 등 번거로운 과정이 이어졌다. 특히, 코로나19 확산으로 대면 접촉이 제한되면서 기관이나 학부모의 불편함이 가중되었다.
키즈노트의 ‘입소정보관리’ 기능은 키즈노트 앱에 등록된 필수 서류 양식을 바로 학부모에게 전달하여 학부모가 앱으로 내용을 입력하고, 동의 서명을 하여 원에 보내는 등 복잡한 입소신청 절차를 최소화시켰다.
또한, 원에서는 앱을 통해 학부모의 서류 제출 여부를 바로 확인할 수 있으며, 미제출인 경우 알림을 발송해 제출을 유도할 수 있다. 이미 종이문서로 입소 서류를 받은 경우에도 스캔본을 업로드하여 체계적인 관리가 가능하다.
키즈노트는 전국 2만여 개 이상의 어린이집에 자체 개발한 업무지원 시스템을 빠르게 보급할 계획이다.
키즈노트 관계자는 “2021년 중 ‘입소정보관리’를 시작으로 교사근태, 아동정보관리, 문서 결재·관리, 구매·증빙 업무, 평가점검, 기관 컨설팅 등 영유아 기관에서 수행하는 모든 업무를 지원할 수 있는 시스템을 순차적으로 오픈하여 ‘키즈노트’ 하나로 모든 원 운영이 가능하도록 구축할 계획이다.”라고 밝혔다.
또한, “키즈노트가 2012년 론칭 이래 원과 가정 간 소통 영역 혁신에 매진했다면, 앞으로는 기관 내부 업무 효율화 및 전문화를 통해 보육·교육의 질을 향상시키는 것이 키즈노트의 다음 미션이다.”라고 전했다.
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