3월은 정기주주총회 시즌입니다. 대부분의 회사들이 3월에 정기주주총회를 해야 한다는 것은 알고 있어도 ‘어떻게’ 해야 하는지는 잘 모르는 것 같습니다. 정기주총에 앞서서 이사회 결의를 해야하는지, 소집통지는 주주총회 몇일 전에 해야 하는지, 안건은 어떻게 셋팅해야 하는지, 소집통지를 우편으로 할지 이메일로 할지 의문 투성입니다. 단톡방이나 지식인에 물어봐도 대부분 ‘카더라’, ‘같더라’ 뿐이고 정확한 답을 알기 어렵죠. 이번 기회에 정기주주총회 시리즈를 보내드릴 텐데요. 첫번째 주제는 ‘소집통지’입니다.
1. 소집통지권자는 누구일까?
정기주주총회를 열기 전에 가장 먼저 해야할 일은 무엇일까요? 바로 소집통지입니다. 그런데 소집통지를 하기 위해서도 사전 절차가 꼭 필요합니다. 일단 회사에 ‘이사회’가 있다면 반드시 이사회를 열어 주주총회 소집을 결의해야 합니다. 이사회 결의 직후 회사의 대표이사가 주주들에게 소집통지를 하게 됩니다. 이사회는 등기이사가 3인 이상일 경우에만 형성되므로 이사회가 없다면 이사나 대표이사가 바로 소집통지를 할 수 있습니다.
이사회가 있음에도 이사회 결의 없이 대표이사나 이사가 막무가내로 소집통지를 보낸다면 그 주주총회의 결의는 법적 하자가 있는 결의가 됩니다. 추후 주주총회 결의 취소가 될 수 있습니다.
2. 소집통지는 언제까지 해야할까?
상법에서는 주주총회 소집통지는 총회일 2주 전에 하도록 규정되어 있습니다. 그런데 법인등기부상 자본금이 10억 미만인 회사는 그 절차를 간소화하여 10일 전까지만 소집통지를 하면 됩니다. 소집통지 기간을 제대로 준수하지 않을 경우에도 추후 주주, 이사, 감사에 의해 주주총회 결의 취소소의 소송을 당할 수도 있습니다.
3. 소집통지를 이메일로도 가능할까?
주주총회 소집통지는 서면으로 하는 것이 원칙입니다. 등기우편으로 보내거나 퀵서비스를 보내도 되고, 직접 대면하여 전달해도 가능합니다. 그런데 서면으로 일일이 소집통지를 발송하는 것은 여간 불편한 것이 아닙니다. 그래서 상법에서는 주주들의 동의를 받으면 ‘전자문서’로도 소집통지를 할 수 있도록 정하고 있습니다. 모든 주주의 동의가 아니라 개별 주주의 동의면 충분합니다. 그리고 그 ‘동의’의 방법은 정해진 것이 없습니다. 전화나 카톡으로 물어봐도 무방합니다.
그런데 이 ‘전자문서’라는 것이 구체적으로 무엇이고 어디까지 포함일까요? 전자문서법에 따르면 “전자문서란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신, 수신하는 것 또는 저장된 정보”라고 규정되어 있습니다. 우리가 업무적으로 사용하는 이메일이 대표적인 전자문서입니다. 그렇다면 문자나 카카오톡 메시지로도 가능할까요? 네 가능합니다. 법무부에서도 문자나 카카오톡 메시지 역시 전자문서에 해당한다고 해석하고 있습니다.
4. 소집통지에 들어갈 내용
상법 제363조 제2항에서는 “통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다.”라고 규정되어 있습니다. 그런데 얼마나 자세하게 목적사항을 기재해야 하는지는 정하지 않고 있습니다. 저희 최앤리와 등기맨에서도 많은 클라이언트들이 소집통지에 기재할 목적사항에 대해 항상 어려움을 토로합니다만, 결국 ‘회사 마음대로’입니다. 예를들어 ‘이사 연임의 건’, ‘재무제표 승인’, ‘무상증자에 관한 건’ 정도로만 기재해도 하자가 있는 것은 아닙니다. 물론 이렇게 제목만 기재할 경우 주주들의 불만이 쏟아지겠지만요.
대부분의 주주총회 결의에 관한 법적 다툼은 “소집 통지”와 관련한 것이 많습니다. 법적 의무 규정이 많은 것에 비해 회사들은 소집통지를 하찮게 여기는 경우가 많은 것 같습니다. 정기주주총회에서 제대로된 소집통지는 주총의 절반이라고 생각하고 꼭 신경쓰시길 바랍니다.
저자소개 : 최철민 최앤리 법률사무소 대표변호사
저자 브런치 : 변변찮은 최변 [스타트업 × 법]
관련 기사
