회사를 운영하면서 내용증명을 주고받는 상황은 빈번하게 발생합니다. 내용증명은 법률 분쟁의 시작을 알리는 선전포고가 되기도 하고, 때로는 분쟁을 조기에 종결하는 해결사가, 그리고 분쟁 상황에서의 핵심 증거가 되기도 합니다.
본 편에서는 익숙한 그것, 내용증명을 정확히 알고 제대로 활용하는 방법에 대해 다뤄보겠습니다.
내용증명의 의미와 발송 방법
내용증명은 발신인이 수신인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국이 보증하는 우편법에 근거한 특수우편입니다. 즉, 의사표시의 당사자, 내용 및 시점을 공식적으로 인정받을 수 있는 간편한 수단이 바로 내용증명입니다.
우체국 창구를 통해 내용증명을 발송하려면 같은 내용의 문서를 3통 준비해서 방문해야 합니다. 3통의 문서 중 1통은 발신인이 다시 가져가고, 1통은 수신인에게 발송되며, 1통은 우체국이 3년간 보관합니다. 발신인은 내용증명을 분실하였다면 우체국에 신분증을 제시하고 발급받을 수도 있습니다. 인터넷 우체국(www.epost.go.kr)을 통해 우체국 창구를 방문하지 않고 내용증명을 온라인으로 발송하는 것도 가능합니다.
선전포고·최후통첩으로서의 내용증명
민사소송이나 형사고소에 선행하는 선전포고 내지 최후통첩으로서 내용증명을 활용할 수 있습니다. 보통 “수신인의 무궁한 발전을 기원합니다”와 같은 좋은 말로 시작하여 간담이 서늘해지는 경고로 마무리됩니다. 통상 수신인의 의무사항·위법사항을 제시하고 이를 이행하거나 시정하지 않는다면 민사소송이나 형사고소 같은 법적 조치에 착수하겠다는 내용으로 구성됩니다. 특허권, 상표권, 디자인권, 저작권 등 지식재산권 침해를 인지하게 되어, 위와 같은 목적의 내용증명을 발송하는 경우가 많습니다. 경쟁사 등에 의한 지식재산권 침해가 회사에 미치는 영향이 크기 때문이겠습니다.
수신인에게 압박감을 주어 분쟁을 조기에 해결할 의도가 있다면, 수신인이 부담하는 의무사항·위법사항에 대한 법적 근거를 가능한 논리적으로 기재하고 입증자료도 첨부하여, 수신인으로 하여금 내용증명을 통해 요구받은 사항을 이행하거나 시정해야겠다는 판단이 서도록 해야 합니다. 법률대리인에게 의뢰하여 내용증명을 발송할 경우 본격적인 법적 조치 착수가 코 앞에 있음을 수신인에게 인지시킬 수 있어, 보통 더 큰 압박감을 줄 수 있습니다. 주의할 점은, 우리 측 주장과 입증자료를 법원이나 수사기관을 통한 분쟁 착수에 앞서 상대방에게 노출하는 것이므로, 이러한 노출로 인하여 불리한 상황이 발생하지는 않을지 확인해 두어야 합니다.
의무이행 촉구 및 소멸시효 완성 방지의 수단
의무이행을 강하게 촉구하기 위한 목적으로도 내용증명을 활용할 수 있습니다. 카카오톡이나 문자 메시지, 이메일 등 전자문서와 비교할 때 내용증명은 우체국을 통해 의사표시의 당사자, 내용 및 시점이 증명된다는 점에서 공식적 조치로 여겨지고, 이에 수신인은 보다 명확하게 의무이행 사항을 인지하게 됩니다.
그리고 내용증명은 소멸시효 완성으로 인한 권리소멸을 방지하기 위한 수단으로도 활용됩니다. 내용증명 발송 및 도달은 그 자체로는 소멸시효를 중단시키는 효력이 없지만, 민법 제174조의 최고(催告)로서의 효력이 인정되기 때문에, 내용증명 도달 이후 6개월 내에 재판상 청구 등을 진행하면 내용증명 도달 시점으로 소급하여 소멸시효가 중단됩니다.
예를 들면, 2023년 6월 30일이 소멸시효가 완성되는 날이라 할 때, 그 이전인 2023년 6월 15일에 권리소멸 방지를 위한 내용증명이 수신인에게 도달했을 경우, 이후 2023년 12월 14일까지만 재판상 청구 등을 진행하면 내용증명이 도달하였던 2023년 6월 15일에 소멸시효 중단의 효력이 발생하게 됩니다.
분쟁 상황에서의 핵심 증거가 되기도
계약의 해제·해지, 갱신에 관한 분쟁 등, 의사표시의 존재 여부와 시점이 쟁점이 되는 분쟁 상황에서 내용증명은 핵심 증거가 됩니다. 이러한 유형의 분쟁을 대비해 계약의 해제·해지, 갱신 등 효력에 관한 의사표시는 내용증명을 통해 이행할 필요가 있겠습니다.
이외에도 내용증명은 증거를 수집하는 수단이 되기도 합니다. 내용증명을 받고 발끈한 수신인이 발신인에게 전화해서 그와 통화하는 중 수신인이 스스로 책임을 인정하는 취지의 발언을 하여 그 녹취록을 핵심 증거로 활용한 사례, 그리고 지식재산권 침해를 경고하는 내용증명을 수신하고도 침해행위를 계속한 수신인에 대하여 침해의 고의성을 입증하는 자료로 내용증명을 활용한 사례가 있었습니다.
따라서, 반대로 내용증명을 수신하는 경우에는, 내용증명과 그에 대한 대응이 상대의 증거로 활용될 수 있는 점을 인지하고 신중히 대응해야 합니다.
최앤리 법률사무소 이동명 변호사
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