건설, 제약, 광고대행 등 대외 영업이 중요한 업종에서는 사업의 성격상 접대비 지출이 큰 경우가 많습니다. 접대비는 거래처와의 친교 또는 신뢰 형성을 위해 사용되는 비용으로 그 자체가 불법적인 것은 아닙니다. 하지만 관련 법령상 접대가 금지되는 경우가 있고, 세법상 손금에 산입할 수 있는 한도 또한 명확히 정해져 있어 명확한 기준 없이 덮어놓고 접대비를 지출했다간 큰 리스크로 돌아올 수도 있습니다.

최근 최앤리에도 향후 상장심사와 관련하여 접대비 지출이 문제가 되지 않도록 관리할 수 있는 방안이 무엇인지에 관한 문의가 있었는데요. 오늘은 기업의 입장에서 접대비를 어떻게 관리해야 리스크를 최소화할 수 있을지에 관해 알아보겠습니다.

1. 접대비란?

접대비란 접대, 교제, 사례 기타 유사한 목적으로 지출한 비용으로 기업이 직접 또는 간접적으로 업무와 관련이 있는 자와 업무를 원활하게 진행하기 위하여 지출한 금액을 말합니다. 접대비라는 명칭이 주는 부정적인 이미지 때문에 법인세법은 ‘기업업무추진비’라는 용어를 사용하고 있습니다. 거래처와의 식사, 경조사비, 선물, 골프에 사용되는 비용이 모두 접대비에 해당한다고 볼 수 있습니다.

2. 가장 먼저 접대비에 관한 내규 수립이 필요합니다.

접대비 지출이 큰 기업임에도 불구하고 별도의 관리지침이나 내규 없이 접대비 지출이 이루어지고 있을 경우, 접대비가 적절하게 사용되고 있는지를 관리할 수 없을 뿐만 아니라, 향후 상장심사 과정에서 적절한 내부통제제도가 부재한 것으로 판단될 수도 있습니다. 따라서 접대비 지출에 관한 내규를 수립하여 접대비의 사용목적, 한도, 지출방식, 사용제한업소, 승인절차 등의 기준을 명확히 정하고, 내규에서 정하는 내용대로 접대비 지출 및 승인절차가 이루어지도록 관리하는 것이 중요합니다.

내규가 구체적일수록 접대비를 더욱 엄격하게 관리할 수 있겠지만, 승인절차, 증빙자료 제출 및 보관 등에 과도한 인력이나 시간이 투입되지 않도록 기업의 상황에 맞추어 적절하게 내규를 수립하는 것이 중요합니다. 특정 금액을 지정하여 그 미만인 경우에는 사후 승인으로 처리할 수 있도록 절차를 간소화하되, 이상인 경우에는 참석자, 사용처 등을 기재한 신청서를 제출하여 사전 승인을 받도록 정하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.

3. 업무목적 내 사용인지 관리하고 증빙자료를 구비하여야 합니다.

세금신고나 상장심사에서 접대비 지출과 관련하여 가장 쟁점이 되는 것은 결국 접대비가 업무 관련 목적으로 사용되었는지 여부입니다. 업무와 관련되지 않은 임직원의 개인적인 사유로 사용된 비용이 접대비 명목으로 지출되고, 이때 법인카드가 사용되었다면 횡령, 배임 등 형사적인 문제로도 이어질 수 있습니다.

따라서 영수증, 청첩장, 부고장 등 접대비 지출과 관련된 증빙서류를 제출하도록 하고, 제출된 증빙서류를 구비하여 두시면 접대비가 업무와 무관한 목적으로 사용되지 않도록 관리하실 수 있습니다. 이때도 역시 일정한 금액 기준을 두고 일정 금액 미만은 간이 영수증, 그 이상은 법인카드 영수증이나 추가 증빙자료를 제출하도록 하면 부담을 다소 줄일 수 있습니다.

4. 세법상 손금산입 한도를 잘 관리하여야 합니다.

법인세법 제25조는 접대비의 손금산입 한도를 명확하게 정해 두고 있는데, 기본한도에 사업연도 수입금액에 따른 수입금액별 한도를 더한 금액만큼만 손금에 산입할 수 있습니다. 이때 기본한도는 [1,200만 원 x 해당 사업연도의 개월 수 x 1/12]로 계산하고, 수입금액별 한도는 수입금액이 100억 원 이하, 100억 원 초과 500억 원 이하, 500억 원 초과 중 어디에 해당하는지에 따라 다른 비율(법인세법 제25조 제4항 제2호 참조)로 계산합니다.

예를 들어, 2025년도에 수입금액이 30억 원인 중소기업이라면, 기본한도인 3,600만원(3,600 x 12 x 1/12)에 수입금액별 한도인 900만 원(30억 원 x 0.3%)을 더한 4,500만 원이 손금산입의 한도가 됩니다.

법인세법상의 손금산입 한도에 맞추어 접대비가 정확하게 신고되고 있는지 확인하여 세금과 관련한 문제가 발생하지 않도록 유의하시고, 추후 상장심사에서도 리스크가 없도록 적절히 관리하시기 바랍니다.

최앤리 법률사무소 전한슬 변호사